O APRENDIZADO – março 2019

Olá pessoal, vamos falar hoje de APRENDIZADO, conhecer os quatro estágios necessários para adquirir habilidade, como exemplo vamos usar uma coisa que fazemos corriqueiramente. Escrever

Escrever é uma coisa normal para todo mundo, as palavras são formadas por símbolos compostos por linhas retas e curvas cheios de detalhes, tem pessoas que escrevem com uma caligrafia bonita, outras, escrevem, tem pessoas que escrevem rápido, tem pessoas que escrevem devagar, com letra de mão, com letra de forma, enfim, cada pessoa tem uma identidade própria registrada na sua caligrafia. Bem não é esta a questão, o que vamos tratar aqui é o aprendizado da escrita. Vamos mostrar as quatro fases que envolvem o processo para aprender a escrever.

Então vamos ao primeiro estágio INCOMPETÊNCIA INCONSCIENTE, vamos imaginar uma pessoa que não sabe ler nem escrever, então quando ela olha um símbolo que representa a escrita ela não tem entendimento do que significa, vou dar um exemplo: aqui temos uma imagem, se você está olhando e não entende o que significa você está inconscientemente incompetente, ou seja, você não entende não sabe que não entende e vê apenas uma imagem, que na verdade é mais que isso, é uma palavra da língua japonesa escrita no dialeto katakana.

No segundo estágio, INCOMPETÊNCIA CONSCIENTE, a pessoa já sabe o que é um símbolo, consegue ler mas tem dificuldade para escrever apesar de entender o que significa, podemos pegar como exemplo escrever com a outra mão, faça o teste; se você escreve com a mão direita tente escrever seu nome com a mão esquerda, ou se você escreve com a esquerda tente fazer com a mão direita.

O que acontece é que você está conscientemente incompetente, você sabe qual é seu nome, sabe como escrever, mas não consegue escrever com a outra mão  porque lhe falta habilidade para desenhar os detalhes de cada letra.

Muito bem no terceiro estágio, COMPETÊNCIA CONSCIENTE, você já consegue escrever com a mão esquerda, porém a escrita não flui como a outra mão, você está numa situação  conscientemente competente, você sabe escrever, sabe o que está escrevendo e sabe que sabe fazer, mas tem que pensar nos detalhes do desenho de cada letra separadamente até formar palavra por palavra para chegar no texto final, a sua concentração está focada no desenho dos símbolos e não no significado das palavras.

É no quarto estágio, COMPETÊNCIA INCONSCIENTE que as pessoas atingem a excelência em executar qualquer tarefa, é como escrever com a mão correta, as palavras fluem com facilidade porque você já tem habilidade para desenhar todas as letras, não precisa pensar para escrever, precisa pensar no que vai escrever, sua concentração está no significado da palavra, da frase ou do texto, o desenho dos símbolos é feito sem pensar, seu cérebro envia ordem para sua mão sem você precisar mandar. Neste estágio você está competentemente inconsciente.

 

Nós demos o exemplo de escrever, mas você pode ter habilidade em tudo o que quiser fazer, basta estudar e treinar muito para que seu inconsciente comande suas ações com competência. Pense nisso!

A TRANSFORMAÇÃO – fev 2019

A palavra transformação pode ter várias interpretações; mas na essência literal, significa mudar a forma, era de um jeito e ficou de outro, como a lagarta que se transforma em borboleta.

Podemos analisar a transformação por vários aspectos, na sociedade por exemplo, o comportamento das pessoas é condicionado pelas transformações que acontecem no meio em que elas vivem, a principal influência vem dos avanços da ciência e da tecnologia, ambos não medem esforços para proporcionar a melhoria de vida do ser humano.

Precisamos, contudo, exercitar o discernimento para identificar o que é transformação e o que é simples mudança.

Vamos pegar um exemplo bem próximo de quem vive nas grandes cidades metropolitanas, o transporte público.

Nos anos 50 mais de dois milhões de pessoas eram transportadas diariamente na capital de São Paulo, boa parte delas em ônibus lotados, que trafegavam em ruas estreitas com pavimentação precária, trânsito caótico, que deixavam os usuários exauridos depois de uma viagem longa e desconfortável. Ao longo de 60 anos muitas mudanças vieram para melhorar o transporte público, ônibus modernos, metrôs, trens, VLT, até UBER. Hoje são transportadas mais de oito milhões de pessoas por dia em São Paulo, boa parte delas, em ônibus lotados, que trafegam em ruas estreitas com pavimentação precária, trânsito caótico, que deixam os usuários exauridos depois de uma viagem longa e desconfortável.

Perceberam? Tivemos 60 anos de mudanças na mesma forma de transportar as pessoas, não houve transformação, não se resolveu o caos do deslocamento urbano, o que houve foi um enfeite no bolo, não é o ar condicionado, o banco estofado, a câmera de segurança, a tecnologia embarcada que vai resolver o problema, o que se faz no transporte público é mera mudança.

E a transformação? Vamos pegar um exemplo bem próximo de todos, o telefone celular.

No início na década de oitenta, o celular ganhou espaço na vida das pessoas, o simples fato de se comunicar deixou de se feito através de um orelhão, que nem sempre funcionava, para ser feito através de um aparelho que as pessoas levavam no bolso, este é um fato, a grande transformação da comunicação foi a invenção do smartfone, este sim transformou a rotina de vida das pessoas, trouxe o mundo na palma da mão, a noticia é divulgada no momento em que o fato acontece, hoje temos mais celulares que gente no Brasil, com ele podemos, falar, assistir TV, receber email, pesquisar na internet, tirar foto, fazer vídeo, enfim, a vida não é mais a mesma de trinta anos atrás, a vida foi transformada pelo advento do telefone celular.

Agora olhe em volta de você, olhe você ontem e você hoje, quantas transformações você promoveu na sua vida? Quantas transformações externas mudaram a sua vida? Muitas pessoas não têm sintonia com a diferença entre mudança e transformação, está na hora de começarmos a tratar deste tema com mais seriedade, promover ações que provoquem transformações não meras mudanças, isso porque mudanças consomem recursos, transformações geram riquezas.

 

Aparicio Esquina – Consultor em Gestão da Informação

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SUBSTITUIÇÃO – jan 2019

A Substituição

Substituir não é descartar, é trocar um pelo outro, trocar o bom pelo melhor, trocar o melhor pelo excelente, na década de 40 o primeiro computador deu o início à saga da informática, são mais de setenta anos de história que começou com os cartões perfurados e está caminhando para a inteligência artificial.  Ano após ano ele foi discretamente tomando espaço na vida das pessoas, se pensarmos que por volta dos anos setenta nós tínhamos o telefone, a tv, o gravador, o vídeo cassete como objetos de desejo, hoje temos tudo isso dentro de um aparelho que cabe na palma da mão e continua sendo um objeto de desejo.

Lá atrás o Homem criou o computador e hoje o computador cria outros computadores, a relação entre homem e máquina é cada vez mais intensa e mais exigente, porque o mundo depende da eficiência, se não pelo homem, sim pela máquina, esta situação provoca mudanças de comportamento, não podemos pensar um futuro onde a sociedade se exima do desenvolvimento e ignore a tecnologia, a substituição se tornou inexorável, tudo que evolui exige substituição, a lâmpada de filamento foi substituída pela lâmpada Led, a televisão que pegava apenas canais abertos, foi substituída pela smatTV que acessa a Internet e põe o mundo na sua sala, o telefone que funcionava apenas dentro de casa, foi substituído  pelo celular que pega em qualquer lugar, os programas de computador que tinham como função armazenar calcular e mostrar o resultado, serão substituídos por sistemas de inteligência artificial que vão aprender e depois tomar decisões em cima do que aprenderam. Viu? não é o fim do mundo, é o começo de um novo tempo, tempo que não permite atrasos e nem displicências, a partir de agora temos que ficar atentos porque uma coisa deveras importante também vai ser substituída, o trabalho. Qual a sua função hoje? empresário, político, doutor, operário. Já pensou como ela será executada daqui a cinquenta anos? É óbvio que totalmente diferente, talvez a obsolescência a torne extinta, mas as pessoas serão capazes de se adaptar à nova realidade, principalmente as novas gerações, que já nascem com a tecnologia  como acessório original, a realidade nos diz que as pessoas que vão nascer amanhã encontrarão um mundo diferente, com valores diferentes, eles vão trabalhar em funções que ainda não foram inventadas, serão empresários, políticos, doutores, operários em outra realidade, uma realidade que foge ao entendimento da maioria das pessoas, cabe a nós, da geração intermediária, dar luz ao ensinamento a essa nova geração e tomar cuidado para não perder o bonde do conhecimento, para não ser substituído e marginalizado pela carapuça tecnológica.

APLICABILIDADE – Jun 2018

 

POSTURA DO PEQUENO EMPREENDEDOR DIANTE DO CENÁRIO ECONÔMICO – APLICABILIDADE

As micro e pequenas empresas, são as que mais geram emprego, e juntas tem participação expressiva no PIB nacional. O pequeno empresário, tem a mesma importância que os grandes, tem os mesmos problemas, só não tem a mesma solução que eles, isto por vários motivos; falta de conhecimento, falta de apoio, falta de organização, e por aí a fora.

Esta é uma realidade que persiste ao longo do tempo, porque o pequeno empreendedor não tem origens empreendedoras, boa parte vem de um emprego numa empresa desorganizada, vira um desempregado sem perspectiva, e se torna um empreendedor sem estrutura organizacional, emocional e capacitacional. Se temos no Brasil um número expressivo de pequenas empresas, é porque temos um enorme contingente de brasileiros corajosos, que se lançam no espaço empresarial, por não conseguir colocação no mercado de trabalho, muitos se destacam, mas a maioria acaba numa situação de mesmice econômica, ou seja, vai empurrando com a barriga até aparecer coisa melhor.

Não precisa ser assim, é certo que 90% das pequenas empresas tratam de atividades já conhecidas e exploradas, nada é novidade, é aí que encontramos a chave do sucesso, temos muita gente fazendo a mesma coisa de maneiras diferentes, com posturas diferentes, temos muitos exemplos de atitudes certas e erradas, precisamos apenas discernimento para separar o joio do trigo, aprender com os erros dos outros é a melhor forma de não perder, a pesquisa do seguimento é o melhor caminho, ver o concorrente como inimigo pode ser o primeiro passo para a cegueira de mercado, o concorrente é aquele que anda junto, não quem é contra, assim vence quem faz melhor. Para saber se a empresa está no caminho certo, é preciso ter uma referência. Quem? O concorrente. Se todos eles estão bem e você não, é óbvio que você está fazendo algo errado, então saber o que eles fazem para dar certo é o primeiro passo, o segundo é traçar seu próprio caminho, da forma certa.

Quando falamos em planejamento, não significa focar em teorias que não se aplicam à realidade do pequeno empresário, falamos em identificar as limitações e buscar soluções práticas, até aí nada de novo, o pulo do gato, é praticar a aplicabilidade. Por mais simples que sejam as soluções, elas devem ser aplicadas de forma exaustiva, para corrigir os erros e melhorar os acertos durante o caminho, saber que está dando errado é mais saudável do saber que deu errado, deu errado é passado, já foi, está dando é presente, dá pra consertar. A aplicabilidade nos permite corrigir antes que o erro cause danos à empresa, esta técnica pode ser usada em todos os setores ao mesmo tempo; compras, estoque, vendas, custos, financeiro, pessoal, etc. Como os departamentos são interligados, as atitudes são coordenadas pelo mesmo objetivo. Aplicabilidade.

Nem sempre o empresário é senhor do conhecimento, ele detém a técnica do seu seguimento mas fica aquém dos conceitos organizacionais, neste ponto entra a assessoria, mas, o discernimento também se aplica na hora de contratar um consultor ou assessor, consultores teoristas inundam o mercado, criam uma confusão na cabeça do pequeno empresário porque não tratam da aplicabilidade, tratam da “teoria-bilidade”, isto não contribui para ajudar, quando uma empresa trabalha com uma consultoria eficiente, dá um passo a frente, quando não, dá vários passos em círculos, triste realidade, quem anda em círculos só levanta poeira, não chega a lugar algum.

O maior patrimônio de uma empresa é a qualidade que ela põe no seu produto, para chegar neste ponto percorre um longo caminho de aprendizado, tropeços, vitórias e derrotas, tudo vale como experiência, fazer igual aos outros, coloca a empresa no lugar comum, só vai crescer se o seu seguimento crescer, fazer melhor que os outros tira a empresa da mira da crise, nenhuma adversidade econômica afeta a empresa estruturada, porque ela sempre vai ter uma alternativa para contornar a situação. O trabalho de marketing deve ser levado a sério, entenda que marketing não é propaganda, é pesquisa de mercado. Para ser o melhor é preciso ter aceitação do mercado, saber se ele está ou não gostando do seu produto, é fator de sobrevivência, a aplicabilidade nos permite um dinamismo capaz de proporcionar mudanças para prever as reações do cliente, se perpetuar num mercado extremamente competitivo dá credibilidade no produto e nas convicções da empresa, ela passa a ser referência para os que estão começando, é o ciclo da realidade em ação.

Para empreender é preciso entender, e para entender é preciso aplicabilidade.

Aparicio Esquina – Consultor em Gestão da Informação

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Gestão Prática

 

PROJEÇÃO DE COMPRAS

https://youtu.be/rQ9J_ybVXBk

 

Temos aqui um gráfico mostrando a variação das vendas de um produto num período de 12 meses, Neste exemplo, estamos considerando um produto de alto giro que tem uma variação regular na demanda. Em 12 meses foram vendidas 3.900 unidades do produto, isto dá uma média mensal de 325 unidades vendidas por mês. Este é o primeiro parâmetro que usaremos no cálculo da projeção de compras.

Além da média de vendas temos que considerar outros 4 parâmetros para alimentar a fórmula;

 

  • Saldo de estoque. É a posição do estoque do produto no momento da apuração dos dados. No exemplo temos apenas 3 unidades em estoque.
  • Tempo de Reposição. É o tempo gasto entre fazer o pedido, efetivar a compra e receber o produto. Este tempo é calculado em razão da metodologia usada para a gestão de compras, no nosso exemplo este tempo é 15 dias, portanto, meio mês.
  • Período de compra. É para quanto tempo de demanda estou comprando. Este valor é definido pelo setor de compras com critérios específicos para cada empresa. No nosso exemplo definimos que vamos abastecer o estoque para atender um período de vendas de 2 meses.
  • Compras Pendentes. Pedidos de compras efetivados e que ainda não foram recebidos. Nós temos no exemplo 100 unidades já compradas aguardando recebimento. Estes são os parâmetros que usaremos na projeção de compras.

Vamos fazer então o cálculo da projeção de compras com base nos parâmetros apurados.

O resultado desta fórmula será a quantidade sugerida para compra. 710 unidades

Analisando nosso exemplo decidimos que devemos comprar as 710 unidades AGORA.  Baseados em quê, chegamos a esta conclusão?

Para saber se temos que comprar agora ou mais tarde vamos usar mais duas fórmulas para completar a análise da projeção de compras.

 

  • TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE. Com os dados que temos em mãos poderemos saber quanto tempo vai durar o estoque. Para isto basta usar a fórmula do cálculo do tempo de duração do estoque.

Com base nesta informação a decisão é para comprar agora.

 

 

Para calcularmos a compra futura temos outra fórmula.

  • PRÓXIMA COMPRA. Vamos considerar que nosso estoque é de 800 unidades, se colocarmos esta informação na fórmula da projeção, vai mudar o resultado final.

Antes pedia para comprar 710 unidades, agora pede para comprar Zero.

O tempo de duração do estoque passa de 0,32 meses para 2,77 meses.

Para então calcularmos a data da próxima compra usamos os dados já apurados

Data de hoje  = 23/07/2017  +  Tempo de duração do estoque = 2,77 meses

A próxima compra então será no

Dia 14/10/2017

Assim concluímos que temos estoque suficiente para segurar as compras até o mês de outubro, aliviando assim o fluxo de caixa da empresa.

Correção da Média

Faça download da planilha modelo

CALCULO VARIACAO DA MEDIA

FATOR DE CORREÇÃO DA MÉDIA PARA CÁLCULO DO ESTOQUE MÍNIMO

O perfil de demanda do mercado exige que o empresário adote novos procedimentos para comprar bem e ter tempo na negociação com fornecedores, para tanto é necessário o uso de ferramentas seguras na tomada de decisão da compra, avaliar as vendas no período simplesmente pode provocar um desajuste nas projeções de compras deixando o estoque alto demais ou baixo suficiente para interferir no movimento de vendas. Seja qual for o tamanho da empresa, os procedimentos de segurança na compra devem ser os mesmos, para isso tratamos neste módulo como fazer uma análise da curva de demanda para efetuar novas compras.

SELEÇÃO DA AMOSTRA

Para análise da demanda, é preciso selecionar amostra de um período representativo das vendas de acordo com o seguimento. Se houver períodos de sazonalidade é preciso mudar o perfil de seleção da amostra.

CURVA DE DEMANDA SEM SAZONALIDADE.

Podemos selecionar o volume de vendas dos últimos 12 meses como parâmetro para cálculo da projeção de compras, se a fórmula apontar desvios acima do fator de análise será necessário fazer uma avaliação na situação das vendas dos produtos individualmente para identificar a causa da anormalidade da variação da média.

Ex: Amostra linear de vendas de um produto em 12 meses;

CURVA DE DEMANDA COM SAZONALIDADE

Se a característica do produto apontar períodos de sazonalidade nas vendas, devemos identificar quais os picos de vendas altas e baixas.

Ex: Amostra sazonal de vendas de um produto num período de 6 meses;

Neste caso a amostra deve levar em conta o mesmo período em anos diferentes para que a variação da média de vendas identifique apenas anomalias na curva de demanda do período de alta ou de baixa.

A lógica para análise da variação da média é igual para os dois casos, apenas o período de compras deve ser avaliado de acordo em função dos períodos de sazonalidade para antecipar as compras para atender a demanda nos picos de venda.

PARÂMETROS

Para fazer o cálculo do estoque mínimo é preciso ter em mãos alguns parâmetros que são definidos pelo comprador ou pela metodologia da empresa.

PERÍODO DE COMPRA -> Intervalo de tempo entre uma compra e outra. Unidade (meses). Nem sempre as empresas praticam o processo de compra diário, sempre existe um período utilizado para análise da movimentação de mercadoria em relação ao mercado, este período pode variar para cada seguimento.

REPOSIÇÃO-> Tempo necessário para chegada da mercadoria ( Da compra até a entrega ). Unidade (meses). A partir do momento do fechamento do pedido de compras, existe um prazo do fornecedor para despacho da mercadoria, este fator de levar em conta o tipo de produto, a forma de transporte e a distância entre o fornecedor e a empresa.

MARGEM DE SEGURANÇA-> Fator determinado para cobrir alguma eventualidade no processo de compra que provoque atrasos na entrega. Esta margem é calculada subjetivamente através de experiência do empresário no trabalho com as compras, este fator atua diretamente no valor da projeção de compras à medida que a margem for aumentando.

MÉDIA

Este valor representa a média das vendas com base nos valores da amostra. Esta média é calculada simplesmente através do volume vendido dentro do período da amostra e não leva em consideração picos de demanda e de baixa de vendas por isso, sozinha, não serve para aviar o movimento de vendas. Ela é utilizada em conjunto com outras fórmulas para chegarmos ao estoque mínimo.

Para uma análise mais precisa do estoque mínimo, podemos usar o FATOR DO DESVIO para determinar qual é o comportamento do produto na sua curva de demanda. Este fator aponta um desvio muito grande na amostra deslocando a média para cima ou para baixo alterando os fatores de cálculo tanto do estoque mínimo quanto da projeção de compras.

 ESTOQUE MÍNIMO – Quantidade mínima necessária no estoque para atender a demanda de vendas até a próxima reposição.

 Cálculo do Estoque Mínimo

 (MÉDIA DAS VENDAS x REPOSIÇÃO)

DURAÇÃO DO ESTOQUE – Esta fórmula nos dá o prazo de duração do estoque em razão da média calculada e da posição de estoque do produto. Através desta informação poderemos saber quanto tempo o estoque vai durar levando-se em conta que a curva de demanda segue um padrão de desvio.

Cálculo da Duração do Estoque

(ESTOQUE ATUAL+COMPRAS PENDENTES) / MÉDIA DAS VENDAS

PROJEÇÃO DE COMPRAS -> A projeção sugere a quantidade a comprar para manter o estoque durante o período de compra. Somente será feita a sugestão de compras se a quantidade atual atingir o limite do estoque mínimo necessário para dar início no processo de compras e reposição.

Cálculo da Projeção

((PERÍODO DE COMPRAS+TEMPO REPOSIÇÃO) x MÉDIA DAS VENDAS)SALDO DO ESTOQUE – COMPRAS PENDENTES + (MARGEM DE SEGURANÇA / 100)

Se a quantidade do estoque no momento da análise não atingir o limite mínimo, é possível prever uma data futura para a próxima compra usando o tempo de duração do estoque com a data da pesquisa. Esta previsão permite ao comprador saber quanto tempo ainda tem para negociar com fornecedores até que o limite do estoque chegue ao ponto mínimo, a partir daí a negociação fica mais estreita em razão da necessidade de reposição.

Cálculo da próxima compra

DATA DE HOJE + TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE

ANÁLISE DA VARIAÇÃO DA MÉDIA

A média das vendas é fator significativo para o cálculo do estoque mínimo, portanto se houver um desvio acima do padrão a média provocará uma distorção no cálculo do estoque mínimo e consequentemente a sugestão para compras estará acima ou abaixo do necessário. Quando a média está acima do padrão pode causar aumento do estoque acima do giro imobilizando o capital da empresa, no caso da média se deslocar para baixo, poderá faltar mercadoria para demanda.

FERRAMENTAS PARA ANÁLISE E CORREÇÃO DO DESVIO DA MÉDIA

 DESVIO PADRÃO

Esta fórmula nos dá a variação da média da amostra para identificar se as vendas do período apresentaram um comportamento dentro do normal.

 

                                                                                            Cálculo do Desvio Padrão

FATOR DO DESVIO

Através deste fator podemos identificar anomalias na variação da média da amostra, para calcularmos o fator de análise dividimos o desvio padrão pela média.

Cálculo do fator do desvio -> Percentual de representação do desvio padrão em relação à média.

 Fórmula do Fator do Desvio

(DESVIO PADRÃO / MÉDIA * 100)

Limites do fator do desvio

Acima de 50% – Variação Irregular – Significa que a variação da amostra não segue um padrão, existe algum desvio que provoca o deslocamento da média.

Abaixo de 50% – Variação Regular – Significa que a variação da amostra está dentro da área do desvio padrão, esta situação não altera a posição da média.

ANÁLISE DO FATOR DO DESVIO

VARIAÇÃO NORMAL

No exemplo abaixo temos uma amostra com variações regulares, este comportamento deixa os valores das vendas próximos do campo do desvio padrão com uma média de 17,67 que será utilizada no cálculo do estoque mínimo e na projeção de compras. Este comportamento da amostra gerou um FATOR DE DESVIO no valor de 32,75%. Como determinamos anteriormente,  quando este valor for abaixo de 50% o desvio é considerado normal porque as vendas obedecem a uma regularidade nas quantidades, desta forma poderemos seguir a sugestão de compras com segurança.

VARIAÇÃO IRREGULAR

Neste outro exemplo temos uma variação no terceiro mês da amostra elevando as vendas bem acima da média do período, esta situação, por ser irregular, não representa o padrão de vendas do produto porque ocorreu um fato isolado provocando esta ocorrência. O FATOR DO DESVIO ficou muito acima do limite; 158,02% mostrando que houve um pico de demanda extrapolando o cálculo da média elevando o seu valor para 47,67, este valor fora do padrão vai influenciar o cálculo do estoque mínimo e consequentemente a projeção de compras que ficará acima da realidade da demanda padrão do produto.

Neste caso o comprador deverá analisar a demanda do produto para identificar o que provocou a desvio fora do padrão. Para facilitar a análise podemos utilizar o fator de correção da média para que a sugestão de compras fique dentro do padrão do desvio.

FATOR DE CORREÇÃO DA MÉDIA

FÓRMULA DO FATOR DE CORREÇÃO DA MÉDIA

(SOMATÓRIA DA AMOSTRA – (VALOR MÁXIMO – VALOR MÍNIMO)) / N. ELEMENTOS -1

Este fator faz uma correção do desvio acidental trazendo a média para os padrões normais sem desconsiderar por completo o limite do desvio. A nova média calculada deve ser inserida nas fórmulas de cálculo do estoque mínimo e sugestão de compras.

Neste caso especificamente temos uma situação típica para análise.

  • Com o desvio irregular, a média foi deslocada para cima, isto provocou uma variação na projeção de compras;
    1. MÉDIA – 47,67
    2. ESTOQUE ATUAL – 3
    3. TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE ATUAL – 0,06 MESES
    4. SUGESTÃO DE COMPRAS – 180,22 UNIDADES

Só pela análise visual do gráfico podemos constatar que a projeção de compras ficou acima da realidade de vendas porque a média foi deslocada para cima deixando a maioria da amostra fora do padrão.

  • Aplicando a fórmula da correção da média teremos uma projeção de compras mais próxima da realidade da demanda do produto evitando estoques acima do necessário.
    1. MÉDIA CORRIGIDA – 19
    2. ESTOQUE ATUAL – 3
    3. NOVO TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE ATUAL – 0,16 MESES
    4. SUGESTÃO DE COMPRAS – 69,85 UNIDADES –Se colocarmos estes fatores em um estoque com muitos itens, a economia nas compras será representativa.

A fórmula nos dá uma análise matemática da situação, é óbvio que existem casos em que a variação do desvio se deu em razão de varáveis sem controle, assim as situações isoladas devem ser analisadas subjetivamente pelo comprador buscando as causas da irregularidade nas vendas.

 

CONTROLE DE COMPRAS

Nesta página você poderá baixar a planilha modelo para fazer o controle de compras da sua empresa.

DOWNLOAD DA PLANILHA – MODELO



APRESENTAÇÃO DA PLANILHA

Esta planilha é um modelo simplificado de controle de compras desenvolvida com o propósito de ajudar você a ter, diariamente, uma visão geral da situação financeira do seu negócio.

 

INSERÇÃO DA DATA INICIAL

O primeiro passo é inserir nesta coluna o primeiro dia do mês de apuração, a planilha vai completar automaticamente os dias seguintes, identificando os dias da semana com destaque nos sábados e domingos.

Neste modelo nós estamos considerando o sábado como meio dia trabalhado para contagem dos dias úteis do mês.

Também não consideramos os feriados neste exemplo.

ALIMENTAÇÃO DIÁRIA

Para alimentar a planilha você tem que anotar diariamente os dados referentes ao movimento da sua empresa;

Na coluna “FATURAMENTO DO DIA”, são lançadas somente as vendas realizadas no dia, independente da forma de pagamento. Os recebimentos de parcelas do contas a receber não são lançados, porque recebimento não é faturamento.

Se eventualmente você não trabalhou em um dia específico, basta não lançar valores, a planilha vai considerar como dia não trabalhado.

Na outra coluna “COMPRAS DO DIA”  lançamos somente as compras de mercadorias para reposição de vendas feitas no dia, independente se foram pagas a vista ou não.

Na coluna “GASTOS DO DIA” são lançadas todas as despesas que foram pagas no dia, chamamos de desembolso, nelas incluímos todas as categorias; salários, aluguel, luz, fornecedores, telefone, fretes, etc.

MOVIMENTO ACUMULADO

Enquanto você está lançando os dados do dia a dia, a planilha vai fazendo uma série de cálculos em tempo real lhe dando uma posição em tempo real de como está o seu caixa.

Começamos pelo ‘FATURAMENTO ACUMULADO” neste campo a planilha soma todos os valores que aparecem na coluna “FATURAMENTO DO DIA”.

Logo abaixo temos as “COMPRAS ACUMULADAS” que é a soma de todos os valores lançados na coluna ‘COMPRAS DO DIA”, ao lado aparece o percentual que as compras representam sobre o faturamento no momento.

A mesma coisa acontece com os GASTOS ACUMULADOS, onde são somados os valores da coluna “GASTOS DO DIA”, ao lado também aparece o percentual que os gastos representam sobre o faturamento no momento.

Logo abaixo aparece a margem de lucro ou prejuízo que está acontecendo no momento. O percentual que aparece ao lado é calculado sobre a variação dos percentuais de compras e gastos levando-se em conta a regra 60-30-10.

Vamos demonstrar;

A soma dos percentuais sempre será 100%, portanto o lucro ou prejuízo é calculado da seguinte fórmula;

100% – 60%(compras)-30%(gastos)

Como os valores das compras e dos gastos variam o durante o mês, o percentual de lucro ou prejuízo também vai variar na mesma proporção.

Lembre-se que a meta é 60-30-10

DIAS CORRIDOS

Neste outro quadro a planilha mostra os dias decorridos do mês;

Os dias úteis são calculados com base nas datas geradas pela planilha para o período de apuração. Neste cálculo consideramos os sábados como meio dia de trabalho porque é um padrão do comércio, os domingos não são considerados dias úteis.

Já os dias decorridos são calculados através da contagem onde os valores da coluna “FATURAMENTO DO DIA” são maiores que zero.  Se por alguma razão não houver faturamento em um dia útil, você terá que compensar nos dias seguintes para não perder a paridade dos dados.

Os DIAS RESTANTES mostram quantos dias úteis você ainda tem para vender no mês, a planilha calcula fazendo uma subtração dos dias decorridos dos dias úteis calculados.

PROJEÇÃO PARA FINAL DO MÊS

Para complementar a análise, a planilha faz uma projeção dos resultados para o final do período, assim você pode o tempo todo saber qual será a situação do caixa no final do mês, isto com base nos dados acumulados até o momento.

 

CÁLCULO DO FATURAMENTO

A projeção do faturamento é feita com base no valor acumulado usando a seguinte fórmula;

FATURAMENTO ACUMULADO / DIAS DECORRIDOS  * DIAS RESTANTES + FATURAMENTO ACUMULADO.

Demonstrando a fórmula, temos a média de faturamento diária até hoje,  multiplicada  pelos dias restantes e somado com o montante já faturado até agora.

O resultado será uma previsão do faturamento bruto da empresa no mês de apuração. Este valor vai variar o tempo todo em razão das varações de faturamento, compras e gastos.

 

 

PREVISÃO DAS COMPRAS

A previsão das compras para o mês segue a regra, ou seja, aplica-se o percentual alcançado nas compras sobre a previsão de faturamento.

 

PREVISÃO DE GASTOS

Para a previsão de gastos usamos a mesma fórmula, ou seja, aplica-se o percentual alcançado dos gastos sobre a previsão de faturamento.

LIMITE DE COMPRAS PARA O MÊS

A planilha ainda mostra o tempo todo qual o limite que você tem para comprar até o final do mês, este limite também varia em função do movimento diário, ele serve como referência para poder analisar possíveis compras fora do padrão.

ALERTAS

Esta duas janelas mostram o tempo todo em que situação você está trabalhando, toda vez que os percentuais de compras ou gastos forem superiores ao limite da regra, as janela mudam de cor e mostram os índices fora do padrão, neste momento deve-se reavaliar as despesas e as compras para que os valores voltem ao nível aceitável da regra.

PLANILHAS ELETRÔNICAS

 

planilhas-de-calculo-rodape

Faça um Download da planilha mostrada nesta matéria para treinar.

MODELO DO VIDEO

 

 

Para sua Empresa

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