COMPRAS

PROJEÇÃO DE COMPRAS

Temos aqui um gráfico mostrando a variação das vendas de um produto num período de 12 meses, Neste exemplo, estamos considerando um produto de alto giro que tem uma variação regular na demanda. Em 12 meses foram vendidas 3.900 unidades do produto, isto dá uma média mensal de 325 unidades vendidas por mês. Este é o primeiro parâmetro que usaremos no cálculo da projeção de compras.

Além da média de vendas temos que considerar outros 4 parâmetros para alimentar a fórmula;

 

  • Saldo de estoque. É a posição do estoque do produto no momento da apuração dos dados. No exemplo temos apenas 3 unidades em estoque.
  • Tempo de Reposição. É o tempo gasto entre fazer o pedido, efetivar a compra e receber o produto. Este tempo é calculado em razão da metodologia usada para a gestão de compras, no nosso exemplo este tempo é 15 dias, portanto, meio mês.
  • Período de compra. É para quanto tempo de demanda estou comprando. Este valor é definido pelo setor de compras com critérios específicos para cada empresa. No nosso exemplo definimos que vamos abastecer o estoque para atender um período de vendas de 2 meses.
  • Compras Pendentes. Pedidos de compras efetivados e que ainda não foram recebidos. Nós temos no exemplo 100 unidades já compradas aguardando recebimento. Estes são os parâmetros que usaremos na projeção de compras.

Vamos fazer então o cálculo da projeção de compras com base nos parâmetros apurados.

O resultado desta fórmula será a quantidade sugerida para compra. 710 unidades

Analisando nosso exemplo decidimos que devemos comprar as 710 unidades AGORA.  Baseados em quê, chegamos a esta conclusão?

Para saber se temos que comprar agora ou mais tarde vamos usar mais duas fórmulas para completar a análise da projeção de compras.

 

  • TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE. Com os dados que temos em mãos poderemos saber quanto tempo vai durar o estoque. Para isto basta usar a fórmula do cálculo do tempo de duração do estoque.

Com base nesta informação a decisão é para comprar agora.

 

 

Para calcularmos a compra futura temos outra fórmula.

  • PRÓXIMA COMPRA. Vamos considerar que nosso estoque é de 800 unidades, se colocarmos esta informação na fórmula da projeção, vai mudar o resultado final.

Antes pedia para comprar 710 unidades, agora pede para comprar Zero.

O tempo de duração do estoque passa de 0,32 meses para 2,77 meses.

Para então calcularmos a data da próxima compra usamos os dados já apurados

Data de hoje  = 23/07/2017  +  Tempo de duração do estoque = 2,77 meses

A próxima compra então será no

Dia 14/10/2017

Assim concluímos que temos estoque suficiente para segurar as compras até o mês de outubro, aliviando assim o fluxo de caixa da empresa.

Nesta página você poderá baixar a planilha modelo para fazer o controle de compras da sua empresa.

CONTROLE DE COMPRAS

DOWNLOAD DA PLANILHA – MODELO



APRESENTAÇÃO DA PLANILHA

Esta planilha é um modelo simplificado de controle de compras desenvolvida com o propósito de ajudar você a ter, diariamente, uma visão geral da situação financeira do seu negócio.

 

INSERÇÃO DA DATA INICIAL

O primeiro passo é inserir nesta coluna o primeiro dia do mês de apuração, a planilha vai completar automaticamente os dias seguintes, identificando os dias da semana com destaque nos sábados e domingos.

Neste modelo nós estamos considerando o sábado como meio dia trabalhado para contagem dos dias úteis do mês.

Também não consideramos os feriados neste exemplo.

ALIMENTAÇÃO DIÁRIA

Para alimentar a planilha você tem que anotar diariamente os dados referentes ao movimento da sua empresa;

Na coluna “FATURAMENTO DO DIA”, são lançadas somente as vendas realizadas no dia, independente da forma de pagamento. Os recebimentos de parcelas do contas a receber não são lançados, porque recebimento não é faturamento.

Se eventualmente você não trabalhou em um dia específico, basta não lançar valores, a planilha vai considerar como dia não trabalhado.

Na outra coluna “COMPRAS DO DIA”  lançamos somente as compras de mercadorias para reposição de vendas feitas no dia, independente se foram pagas a vista ou não.

Na coluna “GASTOS DO DIA” são lançadas todas as despesas que foram pagas no dia, chamamos de desembolso, nelas incluímos todas as categorias; salários, aluguel, luz, fornecedores, telefone, fretes, etc.

MOVIMENTO ACUMULADO

Enquanto você está lançando os dados do dia a dia, a planilha vai fazendo uma série de cálculos em tempo real lhe dando uma posição em tempo real de como está o seu caixa.

Começamos pelo ‘FATURAMENTO ACUMULADO” neste campo a planilha soma todos os valores que aparecem na coluna “FATURAMENTO DO DIA”.

Logo abaixo temos as “COMPRAS ACUMULADAS” que é a soma de todos os valores lançados na coluna ‘COMPRAS DO DIA”, ao lado aparece o percentual que as compras representam sobre o faturamento no momento.

A mesma coisa acontece com os GASTOS ACUMULADOS, onde são somados os valores da coluna “GASTOS DO DIA”, ao lado também aparece o percentual que os gastos representam sobre o faturamento no momento.

Logo abaixo aparece a margem de lucro ou prejuízo que está acontecendo no momento. O percentual que aparece ao lado é calculado sobre a variação dos percentuais de compras e gastos levando-se em conta a regra 60-30-10.

Vamos demonstrar;

A soma dos percentuais sempre será 100%, portanto o lucro ou prejuízo é calculado da seguinte fórmula;

100% – 60%(compras)-30%(gastos)

Como os valores das compras e dos gastos variam o durante o mês, o percentual de lucro ou prejuízo também vai variar na mesma proporção.

Lembre-se que a meta é 60-30-10

DIAS CORRIDOS

Neste outro quadro a planilha mostra os dias decorridos do mês;

Os dias úteis são calculados com base nas datas geradas pela planilha para o período de apuração. Neste cálculo consideramos os sábados como meio dia de trabalho porque é um padrão do comércio, os domingos não são considerados dias úteis.

Já os dias decorridos são calculados através da contagem onde os valores da coluna “FATURAMENTO DO DIA” são maiores que zero.  Se por alguma razão não houver faturamento em um dia útil, você terá que compensar nos dias seguintes para não perder a paridade dos dados.

Os DIAS RESTANTES mostram quantos dias úteis você ainda tem para vender no mês, a planilha calcula fazendo uma subtração dos dias decorridos dos dias úteis calculados.

PROJEÇÃO PARA FINAL DO MÊS

Para complementar a análise, a planilha faz uma projeção dos resultados para o final do período, assim você pode o tempo todo saber qual será a situação do caixa no final do mês, isto com base nos dados acumulados até o momento.

 

CÁLCULO DO FATURAMENTO

A projeção do faturamento é feita com base no valor acumulado usando a seguinte fórmula;

FATURAMENTO ACUMULADO / DIAS DECORRIDOS  * DIAS RESTANTES + FATURAMENTO ACUMULADO.

Demonstrando a fórmula, temos a média de faturamento diária até hoje,  multiplicada  pelos dias restantes e somado com o montante já faturado até agora.

O resultado será uma previsão do faturamento bruto da empresa no mês de apuração. Este valor vai variar o tempo todo em razão das varações de faturamento, compras e gastos.

 

 

PREVISÃO DAS COMPRAS

A previsão das compras para o mês segue a regra, ou seja, aplica-se o percentual alcançado nas compras sobre a previsão de faturamento.

 

PREVISÃO DE GASTOS

Para a previsão de gastos usamos a mesma fórmula, ou seja, aplica-se o percentual alcançado dos gastos sobre a previsão de faturamento.

LIMITE DE COMPRAS PARA O MÊS

A planilha ainda mostra o tempo todo qual o limite que você tem para comprar até o final do mês, este limite também varia em função do movimento diário, ele serve como referência para poder analisar possíveis compras fora do padrão.

ALERTAS

Esta duas janelas mostram o tempo todo em que situação você está trabalhando, toda vez que os percentuais de compras ou gastos forem superiores ao limite da regra, as janela mudam de cor e mostram os índices fora do padrão, neste momento deve-se reavaliar as despesas e as compras para que os valores voltem ao nível aceitável da regra.

 

PROSPECÇÃO E FORNECEDORES

A busca por novos fornecedores pode ser penosa se o empresário não tiver regras táticas para pesquisar e selecionar boas empresas, o caráter profissional de um fornecedor interfere diretamente no seu negócio, pois a qualidade do produto, a assiduidade na entrega e as facilidades de pagamento são fatores importantes para um bom desempenho do negócio. Vamos mostrar algumas regras básicas para buscar novos parceiros de para sua empresa:

  • PESQUISA DE MERCADO -> Hoje a Internet é o carro chefe para fazer pesquisas de todo o tipo, por isso basta pegar as características do seu produto ou seguimento e buscar referências na rede para obter uma lista enorme de empresas querendo vender.
  • CRITÉRIOS DE SELEÇÃO-> O resultado da pesquisa vai trazer um grande número de empresas que tem potencial para fornecer produtos a você, mas nem todas são idôneas, assim estabeleça algumas regras para fazer a seleção, pesquise em sites de reclamação, nos tribunais de justiça e onde mais você tiver acesso, veja se o produto tem qualidade através de informações fornecidas pelos clientes destas empresas, uma vez certo de que ela oferece condições de atendê-lo, faça inicialmente contato por email se não vier resposta descarte de imediato porque no mundo globalizado não se admite falta de comunicação, uma vez havendo contato por email a próxima etapa é o contato pessoal através de uma visita do representante na sua empresa.
  • PROCURE FORNECEDORES LOCAIS -> Fica muito mais seguro comprar de quem está perto de você porque é mais rápido e barato receber o produto além de poder monitorar a ações da empresa, os mesmos critérios de seleção devem ser aplicados para não ter surpresas futuras.
  • CONTATO COM CONCORRENTES-> A palavra concorrente não significa inimigo, seu concorrente é que anda junto com você no mercado, enfrenta os mesmos problemas e pode ser um grande aliado comercial, a união de empresas do mesmo setor pode propiciar uma cooperativa de compras fazendo com que a sejam centralizadas com maior poder de negociação, desta foram todos ganham e, vende mais quem atender melhor o cliente.
  • FEIRAS E EVENTOS-> O que mais tem no mercado são feiras e eventos relativos ao todos os seguimentos, portanto o empreendedor deve estar sempre sintonizado neste mercado porque é lá o local ideal para conhecer os fornecedores e seus produtos pessoalmente. Uma feira não é uma exposição simplesmente, é um espaço extremamente rico em informações para quem tem interesse em comercializar o produto. Nessa incursão leve máquinas fotográficas para documentar todos os detalhes possíveis além de ter a possibilidade de obter testemunhos gravados das promessas de vendas oferecidas no evento.
  • VISITE SEU FORNECEDOR-> Se for possível, antes de fazer negócio, visite a sede do seu futuro parceiro, conheça suas instalações e identifique seus pontos fortes e fracos para ter subsídios de negociação. Quem tem qualidade no trabalho está sempre de portas abertas à visitação, basta fazer um contato e agendar a visita. Nunca vá sozinho, leve seu comprador e pelo menos dois vendedores para que a captação de informações seja mais abrangente possível.

O departamento de compras de uma empresa é tão importante quanto o de vendas porque a regra vale para todos:

SÓ VENDE CERTO QUEM COMPRA CERTO