COMPRAS

PROJEÇÃO DE COMPRAS

Temos aqui um gráfico mostrando a variação das vendas de um produto num período de 12 meses, Neste exemplo, estamos considerando um produto de alto giro que tem uma variação regular na demanda. Em 12 meses foram vendidas 3.900 unidades do produto, isto dá uma média mensal de 325 unidades vendidas por mês. Este é o primeiro parâmetro que usaremos no cálculo da projeção de compras.

Além da média de vendas temos que considerar outros 4 parâmetros para alimentar a fórmula;

 

  • Saldo de estoque. É a posição do estoque do produto no momento da apuração dos dados. No exemplo temos apenas 3 unidades em estoque.
  • Tempo de Reposição. É o tempo gasto entre fazer o pedido, efetivar a compra e receber o produto. Este tempo é calculado em razão da metodologia usada para a gestão de compras, no nosso exemplo este tempo é 15 dias, portanto, meio mês.
  • Período de compra. É para quanto tempo de demanda estou comprando. Este valor é definido pelo setor de compras com critérios específicos para cada empresa. No nosso exemplo definimos que vamos abastecer o estoque para atender um período de vendas de 2 meses.
  • Compras Pendentes. Pedidos de compras efetivados e que ainda não foram recebidos. Nós temos no exemplo 100 unidades já compradas aguardando recebimento. Estes são os parâmetros que usaremos na projeção de compras.

Vamos fazer então o cálculo da projeção de compras com base nos parâmetros apurados.

O resultado desta fórmula será a quantidade sugerida para compra. 710 unidades

Analisando nosso exemplo decidimos que devemos comprar as 710 unidades AGORA.  Baseados em quê, chegamos a esta conclusão?

Para saber se temos que comprar agora ou mais tarde vamos usar mais duas fórmulas para completar a análise da projeção de compras.

 

  • TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE. Com os dados que temos em mãos poderemos saber quanto tempo vai durar o estoque. Para isto basta usar a fórmula do cálculo do tempo de duração do estoque.

Com base nesta informação a decisão é para comprar agora.

 

 

Para calcularmos a compra futura temos outra fórmula.

  • PRÓXIMA COMPRA. Vamos considerar que nosso estoque é de 800 unidades, se colocarmos esta informação na fórmula da projeção, vai mudar o resultado final.

Antes pedia para comprar 710 unidades, agora pede para comprar Zero.

O tempo de duração do estoque passa de 0,32 meses para 2,77 meses.

Para então calcularmos a data da próxima compra usamos os dados já apurados

Data de hoje  = 23/07/2017  +  Tempo de duração do estoque = 2,77 meses

A próxima compra então será no

Dia 14/10/2017

Assim concluímos que temos estoque suficiente para segurar as compras até o mês de outubro, aliviando assim o fluxo de caixa da empresa.

Nesta página você poderá baixar a planilha modelo para fazer o controle de compras da sua empresa.

FATOR DE CORREÇÃO DA MÉDIA PARA CÁLCULO DO ESTOQUE MÍNIMO

O perfil de demanda do mercado exige que o empresário adote novos procedimentos para comprar bem e ter tempo na negociação com fornecedores, para tanto é necessário o uso de ferramentas seguras na tomada de decisão da compra, avaliar as vendas no período simplesmente pode provocar um desajuste nas projeções de compras deixando o estoque alto demais ou baixo suficiente para interferir no movimento de vendas. Seja qual for o tamanho da empresa, os procedimentos de segurança na compra devem ser os mesmos, para isso tratamos neste módulo como fazer uma análise da curva de demanda para efetuar novas compras.

 

SELEÇÃO DA AMOSTRA

Para análise da demanda, é preciso selecionar amostra de um período representativo das vendas de acordo com o seguimento. Se houver períodos de sazonalidade é preciso mudar o perfil de seleção da amostra.

CURVA DE DEMANDA SEM SAZONALIDADE.

Podemos selecionar o volume de vendas dos últimos 12 meses como parâmetro para cálculo da projeção de compras, se a fórmula apontar desvios acima do fator de análise será necessário fazer uma avaliação na situação das vendas dos produtos individualmente para identificar a causa da anormalidade da variação da média.

Ex: Amostra linear de vendas de um produto em 12 meses;

CURVA DE DEMANDA COM SAZONALIDADE

Se a característica do produto apontar períodos de sazonalidade nas vendas, devemos identificar quais os picos de vendas altas e baixas.

Ex: Amostra sazonal de vendas de um produto num período de 6 meses;

Neste caso a amostra deve levar em conta o mesmo período em anos diferentes para que a variação da média de vendas identifique apenas anomalias na curva de demanda do período de alta ou de baixa.

A lógica para análise da variação da média é igual para os dois casos, apenas o período de compras deve ser avaliado de acordo em função dos períodos de sazonalidade para antecipar as compras para atender a demanda nos picos de venda.

 

PARÂMETROS

Para fazer o cálculo do estoque mínimo é preciso ter em mãos alguns parâmetros que são definidos pelo comprador ou pela metodologia da empresa.

PERÍODO DE COMPRA -> Intervalo de tempo entre uma compra e outra. Unidade (meses). Nem sempre as empresas praticam o processo de compra diário, sempre existe um período utilizado para análise da movimentação de mercadoria em relação ao mercado, este período pode variar para cada seguimento.

REPOSIÇÃO-> Tempo necessário para chegada da mercadoria ( Da compra até a entrega ). Unidade (meses). A partir do momento do fechamento do pedido de compras, existe um prazo do fornecedor para despacho da mercadoria, este fator de levar em conta o tipo de produto, a forma de transporte e a distância entre o fornecedor e a empresa.

MARGEM DE SEGURANÇA-> Fator determinado para cobrir alguma eventualidade no processo de compra que provoque atrasos na entrega. Esta margem é calculada subjetivamente através de experiência do empresário no trabalho com as compras, este fator atua diretamente no valor da projeção de compras à medida que a margem for aumentando.

MÉDIA

Este valor representa a média das vendas com base nos valores da amostra. Esta média é calculada simplesmente através do volume vendido dentro do período da amostra e não leva em consideração picos de demanda e de baixa de vendas por isso, sozinha, não serve para aviar o movimento de vendas. Ela é utilizada em conjunto com outras fórmulas para chegarmos ao estoque mínimo.

Para uma análise mais precisa do estoque mínimo, podemos usar o FATOR DO DESVIO para determinar qual é o comportamento do produto na sua curva de demanda. Este fator aponta um desvio muito grande na amostra deslocando a média para cima ou para baixo alterando os fatores de cálculo tanto do estoque mínimo quanto da projeção de compras.

 

ESTOQUE MÍNIMO – Quantidade mínima necessária no estoque para atender a demanda de vendas até a próxima reposição.

 

 

Cálculo do Estoque Mínimo

DURAÇÃO DO ESTOQUE – Esta fórmula nos dá o prazo de duração do estoque em razão da média calculada e da posição de estoque do produto. Através desta informação poderemos saber quanto tempo o estoque vai durar levando-se em conta que a curva de demanda segue um padrão de desvio.

Cálculo da Duração do Estoque

 

PROJEÇÃO DE COMPRAS -> A projeção sugere a quantidade a comprar para manter o estoque durante o período de compra. Somente será feita a sugestão de compras se a quantidade atual atingir o limite do estoque mínimo necessário para dar início no processo de compras e reposição.

Cálculo da Projeção

Se a quantidade do estoque no momento da análise não atingir o limite mínimo, é possível prever uma data futura para a próxima compra usando o tempo de duração do estoque com a data da pesquisa. Esta previsão permite ao comprador saber quanto tempo ainda tem para negociar com fornecedores até que o limite do estoque chegue ao ponto mínimo, a partir daí a negociação fica mais estreita em razão da necessidade de reposição.

Cálculo da próxima compra

 

ANÁLISE DA VARIAÇÃO DA MÉDIA

A média das vendas é fator significativo para o cálculo do estoque mínimo, portanto se houver um desvio acima do padrão a média provocará uma distorção no cálculo do estoque mínimo e consequentemente a sugestão para compras estará acima ou abaixo do necessário. Quando a média está acima do padrão pode causar aumento do estoque acima do giro imobilizando o capital da empresa, no caso da média se deslocar para baixo, poderá faltar mercadoria para demanda.

 

 

 

FERRAMENTAS PARA ANÁLISE E CORREÇÃO DO DESVIO DA MÉDIA

 

DESVIO PADRÃO

Esta fórmula nos dá a variação da média da amostra para identificar se as vendas do período apresentaram um comportamento dentro do normal.

                                                                                             

FATOR DO DESVIO

Através deste fator podemos identificar anomalias na variação da média da amostra, para calcularmos o fator de análise dividimos o desvio padrão pela média.

Cálculo do fator do desvio -> Percentual de representação do desvio padrão em relação à média.

 

Limites do fator do desvio

Acima de 50% – Variação Irregular – Significa que a variação da amostra não segue um padrão, existe algum desvio que provoca o deslocamento da média.

Abaixo de 50% – Variação Regular – Significa que a variação da amostra está dentro da área do desvio padrão, esta situação não altera a posição da média.

 

ANÁLISE DO FATOR DO DESVIO

VARIAÇÃO NORMAL

No exemplo abaixo temos uma amostra com variações regulares, este comportamento deixa os valores das vendas próximos do campo do desvio padrão com uma média de 17,67 que será utilizada no cálculo do estoque mínimo e na projeção de compras. Este comportamento da amostra gerou um FATOR DE DESVIO no valor de 32,75%. Como determinamos anteriormente,  quando este valor for abaixo de 50% o desvio é considerado normal porque as vendas obedecem a uma regularidade nas quantidades, desta forma poderemos seguir a sugestão de compras com segurança.

 

VARIAÇÃO IRREGULAR

Neste outro exemplo temos uma variação no terceiro mês da amostra elevando as vendas bem acima da média do período, esta situação, por ser irregular, não representa o padrão de vendas do produto porque ocorreu um fato isolado provocando esta ocorrência. O FATOR DO DESVIO ficou muito acima do limite; 158,02% mostrando que houve um pico de demanda extrapolando o cálculo da média elevando o seu valor para 47,67, este valor fora do padrão vai influenciar o cálculo do estoque mínimo e consequentemente a projeção de compras que ficará acima da realidade da demanda padrão do produto.

 

Neste caso o comprador deverá analisar a demanda do produto para identificar o que provocou a desvio fora do padrão. Para facilitar a análise podemos utilizar o fator de correção da média para que a sugestão de compras fique dentro do padrão do desvio.

FATOR DE CORREÇÃO DA MÉDIA

Este fator faz uma correção do desvio acidental trazendo a média para os padrões normais sem desconsiderar por completo o limite do desvio. A nova média calculada deve ser inserida nas fórmulas de cálculo do estoque mínimo e sugestão de compras.

Neste caso especificamente temos uma situação típica para análise.

  • Com o desvio irregular, a média foi deslocada para cima, isto provocou uma variação na projeção de compras;
    1. MÉDIA – 47,67
    2. ESTOQUE ATUAL – 3
    3. TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE ATUAL – 0,06 MESES
    4. SUGESTÃO DE COMPRAS – 180,22 UNIDADES

Só pela análise visual do gráfico podemos constatar que a projeção de compras ficou acima da realidade de vendas porque a média foi deslocada para cima deixando a maioria da amostra fora do padrão.

  • Aplicando a fórmula da correção da média teremos uma projeção de compras mais próxima da realidade da demanda do produto evitando estoques acima do necessário.
    1. MÉDIA CORRIGIDA – 19
    2. ESTOQUE ATUAL – 3
    3. NOVO TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE ATUAL – 0,16 MESES
    4. SUGESTÃO DE COMPRAS – 69,85 UNIDADES –Se colocarmos estes fatores em um estoque com muitos itens, a economia nas compras será representativa.

A fórmula nos dá uma análise matemática da situação, é óbvio que existem casos em que a variação do desvio se deu em razão de varáveis sem controle, assim as situações isoladas devem ser analisadas subjetivamente pelo comprador buscando as causas da irregularidade nas vendas.

 

 

CONTROLE DE COMPRAS

DOWNLOAD DA PLANILHA – MODELO



APRESENTAÇÃO DA PLANILHA

Esta planilha é um modelo simplificado de controle de compras desenvolvida com o propósito de ajudar você a ter, diariamente, uma visão geral da situação financeira do seu negócio.

 

INSERÇÃO DA DATA INICIAL

O primeiro passo é inserir nesta coluna o primeiro dia do mês de apuração, a planilha vai completar automaticamente os dias seguintes, identificando os dias da semana com destaque nos sábados e domingos.

Neste modelo nós estamos considerando o sábado como meio dia trabalhado para contagem dos dias úteis do mês.

Também não consideramos os feriados neste exemplo.

ALIMENTAÇÃO DIÁRIA

Para alimentar a planilha você tem que anotar diariamente os dados referentes ao movimento da sua empresa;

Na coluna “FATURAMENTO DO DIA”, são lançadas somente as vendas realizadas no dia, independente da forma de pagamento. Os recebimentos de parcelas do contas a receber não são lançados, porque recebimento não é faturamento.

Se eventualmente você não trabalhou em um dia específico, basta não lançar valores, a planilha vai considerar como dia não trabalhado.

Na outra coluna “COMPRAS DO DIA”  lançamos somente as compras de mercadorias para reposição de vendas feitas no dia, independente se foram pagas a vista ou não.

Na coluna “GASTOS DO DIA” são lançadas todas as despesas que foram pagas no dia, chamamos de desembolso, nelas incluímos todas as categorias; salários, aluguel, luz, fornecedores, telefone, fretes, etc.

MOVIMENTO ACUMULADO

Enquanto você está lançando os dados do dia a dia, a planilha vai fazendo uma série de cálculos em tempo real lhe dando uma posição em tempo real de como está o seu caixa.

Começamos pelo ‘FATURAMENTO ACUMULADO” neste campo a planilha soma todos os valores que aparecem na coluna “FATURAMENTO DO DIA”.

Logo abaixo temos as “COMPRAS ACUMULADAS” que é a soma de todos os valores lançados na coluna ‘COMPRAS DO DIA”, ao lado aparece o percentual que as compras representam sobre o faturamento no momento.

A mesma coisa acontece com os GASTOS ACUMULADOS, onde são somados os valores da coluna “GASTOS DO DIA”, ao lado também aparece o percentual que os gastos representam sobre o faturamento no momento.

Logo abaixo aparece a margem de lucro ou prejuízo que está acontecendo no momento. O percentual que aparece ao lado é calculado sobre a variação dos percentuais de compras e gastos levando-se em conta a regra 60-30-10.

Vamos demonstrar;

A soma dos percentuais sempre será 100%, portanto o lucro ou prejuízo é calculado da seguinte fórmula;

100% – 60%(compras)-30%(gastos)

Como os valores das compras e dos gastos variam o durante o mês, o percentual de lucro ou prejuízo também vai variar na mesma proporção.

Lembre-se que a meta é 60-30-10

DIAS CORRIDOS

Neste outro quadro a planilha mostra os dias decorridos do mês;

Os dias úteis são calculados com base nas datas geradas pela planilha para o período de apuração. Neste cálculo consideramos os sábados como meio dia de trabalho porque é um padrão do comércio, os domingos não são considerados dias úteis.

Já os dias decorridos são calculados através da contagem onde os valores da coluna “FATURAMENTO DO DIA” são maiores que zero.  Se por alguma razão não houver faturamento em um dia útil, você terá que compensar nos dias seguintes para não perder a paridade dos dados.

Os DIAS RESTANTES mostram quantos dias úteis você ainda tem para vender no mês, a planilha calcula fazendo uma subtração dos dias decorridos dos dias úteis calculados.

PROJEÇÃO PARA FINAL DO MÊS

Para complementar a análise, a planilha faz uma projeção dos resultados para o final do período, assim você pode o tempo todo saber qual será a situação do caixa no final do mês, isto com base nos dados acumulados até o momento.

 

CÁLCULO DO FATURAMENTO

A projeção do faturamento é feita com base no valor acumulado usando a seguinte fórmula;

FATURAMENTO ACUMULADO / DIAS DECORRIDOS  * DIAS RESTANTES + FATURAMENTO ACUMULADO.

Demonstrando a fórmula, temos a média de faturamento diária até hoje,  multiplicada  pelos dias restantes e somado com o montante já faturado até agora.

O resultado será uma previsão do faturamento bruto da empresa no mês de apuração. Este valor vai variar o tempo todo em razão das varações de faturamento, compras e gastos.

 

 

PREVISÃO DAS COMPRAS

A previsão das compras para o mês segue a regra, ou seja, aplica-se o percentual alcançado nas compras sobre a previsão de faturamento.

 

PREVISÃO DE GASTOS

Para a previsão de gastos usamos a mesma fórmula, ou seja, aplica-se o percentual alcançado dos gastos sobre a previsão de faturamento.

LIMITE DE COMPRAS PARA O MÊS

A planilha ainda mostra o tempo todo qual o limite que você tem para comprar até o final do mês, este limite também varia em função do movimento diário, ele serve como referência para poder analisar possíveis compras fora do padrão.

ALERTAS

Esta duas janelas mostram o tempo todo em que situação você está trabalhando, toda vez que os percentuais de compras ou gastos forem superiores ao limite da regra, as janela mudam de cor e mostram os índices fora do padrão, neste momento deve-se reavaliar as despesas e as compras para que os valores voltem ao nível aceitável da regra.

 

PROSPECÇÃO E FORNECEDORES

A busca por novos fornecedores pode ser penosa se o empresário não tiver regras táticas para pesquisar e selecionar boas empresas, o caráter profissional de um fornecedor interfere diretamente no seu negócio, pois a qualidade do produto, a assiduidade na entrega e as facilidades de pagamento são fatores importantes para um bom desempenho do negócio. Vamos mostrar algumas regras básicas para buscar novos parceiros de para sua empresa:

  • PESQUISA DE MERCADO -> Hoje a Internet é o carro chefe para fazer pesquisas de todo o tipo, por isso basta pegar as características do seu produto ou seguimento e buscar referências na rede para obter uma lista enorme de empresas querendo vender.
  • CRITÉRIOS DE SELEÇÃO-> O resultado da pesquisa vai trazer um grande número de empresas que tem potencial para fornecer produtos a você, mas nem todas são idôneas, assim estabeleça algumas regras para fazer a seleção, pesquise em sites de reclamação, nos tribunais de justiça e onde mais você tiver acesso, veja se o produto tem qualidade através de informações fornecidas pelos clientes destas empresas, uma vez certo de que ela oferece condições de atendê-lo, faça inicialmente contato por email se não vier resposta descarte de imediato porque no mundo globalizado não se admite falta de comunicação, uma vez havendo contato por email a próxima etapa é o contato pessoal através de uma visita do representante na sua empresa.
  • PROCURE FORNECEDORES LOCAIS -> Fica muito mais seguro comprar de quem está perto de você porque é mais rápido e barato receber o produto além de poder monitorar a ações da empresa, os mesmos critérios de seleção devem ser aplicados para não ter surpresas futuras.
  • CONTATO COM CONCORRENTES-> A palavra concorrente não significa inimigo, seu concorrente é que anda junto com você no mercado, enfrenta os mesmos problemas e pode ser um grande aliado comercial, a união de empresas do mesmo setor pode propiciar uma cooperativa de compras fazendo com que a sejam centralizadas com maior poder de negociação, desta foram todos ganham e, vende mais quem atender melhor o cliente.
  • FEIRAS E EVENTOS-> O que mais tem no mercado são feiras e eventos relativos ao todos os seguimentos, portanto o empreendedor deve estar sempre sintonizado neste mercado porque é lá o local ideal para conhecer os fornecedores e seus produtos pessoalmente. Uma feira não é uma exposição simplesmente, é um espaço extremamente rico em informações para quem tem interesse em comercializar o produto. Nessa incursão leve máquinas fotográficas para documentar todos os detalhes possíveis além de ter a possibilidade de obter testemunhos gravados das promessas de vendas oferecidas no evento.
  • VISITE SEU FORNECEDOR-> Se for possível, antes de fazer negócio, visite a sede do seu futuro parceiro, conheça suas instalações e identifique seus pontos fortes e fracos para ter subsídios de negociação. Quem tem qualidade no trabalho está sempre de portas abertas à visitação, basta fazer um contato e agendar a visita. Nunca vá sozinho, leve seu comprador e pelo menos dois vendedores para que a captação de informações seja mais abrangente possível.

O departamento de compras de uma empresa é tão importante quanto o de vendas porque a regra vale para todos:

SÓ VENDE CERTO QUEM COMPRA CERTO