06 FINANCEIRO
O setor financeiro de uma empresa, independente do seu tamanho, tem que ser tratado da mesma forma; com metodologia de trabalho, documentação organizada e procedimentos bem planejados.
Contas Pagar e Receber
CONTAS A PAGAR
As ações de contas a pagar requerem atenção e alguns cuidados por parte de todas as pessoas responsáveis pelo setor, antes de efetuar o pagamento, é sempre necessário conferir algumas informações que a princípio podem parecer banais, mas podem fazer a diferença entre um pagamento correto e uma dor de cabeça. Siga alguns critérios para evitar transtornos financeiros à empresa.
Confira sempre se o pagamento é realmente devido porque todo documento de cobrança tem que estar vinculado a um documento de compra então verifique sempre a procedência da cobrança e em caso de dúvida faça contato com seu fornecedor para dirimir as dúvidas.
Os dados cadastrais da sua empresa que constam no documento de cobrança devem estar corretos, não pague títulos onde aparecem divergências no cadastro; CNPJ, Nome da empresa, número da Nota Fiscal que gerou a cobrança, etc.
No caso de pagamentos feitos através de cheques ou depósitos bancários, confira atentamente os dados bancários do seu fornecedor para que não faça o depósito em conta errada.
O setor de contas a pagar tem contato direto com os fornecedores da empresa e assim deve sempre estar disponível quando solicitado e principalmente de bom humor, em caso de negociação de dívidas nunca prometa o que não poderá cumprir, seja claro na negociação, qualquer desconforto entre as partes pode ser prejudicial para o caixa da empresa. Sempre que fechar uma negociação com o fornecedor, formalize o acordo através de um email com confirmação.
PROCEDIMENTOS BÁSICOS DE CONTAS A PAGAR
Como foi dito anteriormente, toda cobrança só tem valor se tiver um documento de origem, este documento é sempre uma Nota fiscal, agora um DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), a NFE chega para as contas a pagar por dois caminhos; o DANFE que acompanha a mercadoria comprada e o arquivo XML enviado pelo fornecedor via email no momento do faturamento, lembramos que o documento fiscal é o arquivo XML e não o DANFE, portanto confira os dados do DANFE através do site da receita (PORTAL NFE – http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/) para se certificar de sua autenticidade, esta conferência é feita através do código de barras do documento, no site da receita você terá todas as informações da nota e do fornecedor, qualquer divergência deve ser comunicada ao fornecedor para que tome as devidas providências na correção do documento.
Depois de conferidas a nota e a fatura, o próximo passo será lançar a entrada das mercadorias no sistema informatizado de gestão, este procedimento tem que atualizar o estoque, os dados fiscais, de custos e de contas a pagar, estas informações devem ser cruzadas dentro sistema para que não haja inconsistência nos dados. Nem sempre o documento de cobrança (boleto) acompanha a Nota com a mercadoria, neste caso fique atento para as datas de vencimento que vem na fatura da Nota e aguarde a chegada dos boletos, se até uma semana antes do vencimento você não receber os documentos, faça contato com o fornecedor porque a responsabilidade do pagamento é de quem compra, portanto para evitar transtornos certifique-se de que os boletos chegarão a tempo para o pagamento.
Cumprida esta rotina entramos num outro processo que são os procedimentos de contas a pagar propriamente dito, os períodos de verificação das contas a pagar varia de acordo com as normas e critérios de cada empresa, mas a forma de fazer é sempre a mesma; devemos consultar o sistema diariamente para verificar se tem conta vencendo, caso haja, antes de fazer o pagamento faça uma conferência nos documentos, principalmente no valor e no prazo dos boletos porque é comum divergirem da fatura da nota. Feita esta verificação faça os procedimentos de pagamento; cheque, dinheiro, depósito bancário ou pagamento eletrônico. Depois de pagos os títulos são baixados do sistema gerando um lançamento de contas pagas alimentando o centro de custos da empresa.
TÍTULOS PROTESTADOS
Caso ocorra a situação do não pagamento do título na data do vencimento e este for enviado para o cartório, o pagamento deverá ser feito ao cartório, neste caso o fornecedor avisa que o titulo foi protestado e o cartório manda um documento “AVISO DE CARTÓRIO” contendo os dados do cedente, o número do título, o valor do título, o valor das custas, o nome e o endereço do cartório onde será efetuado o pagamento. Mesmo neste caso certifique-se de que o título tem procedência e se a situação está correta.
Centro de Custos
CONCEITO
Criar um centro de custos é o mesmo que dividir a empresa em partes, agrupando os departamentos já definidos no organograma, estas partes significam setores que absorvem gastos para sua operação, assim existe a necessidade da criação de uma estrutura de despesas para que possamos analisar onde e quanto está sendo gasto. Estes dados servem para fazer um balanço das atividades financeiras da empresa e dar ferramentas para análise de rentabilidade, praticamente em tempo real porque podemos apurar resultados periódicos, desta forma é possível criar procedimentos para uma reação rápida em setores que se mostram deficitários.
Vamos mostrar as principais etapas para criação de um centro de custos;
SETORES
Classificação dos setores baseado no organograma. Estes agrupamentos devem ser definidos de acordo com o volume de gastos que tem representatividade no montante das despesas da empresa.
ADMINISTRATIVO-> Este departamento está ligado a toda a atividade do setor de gestão e seus gastos não afetam diretamente a produção de produtos ou serviços, eles existem independente do volume de faturamento, chamamos estes gastos de custo indireto, ou seja, não está ligado ao setor produtivo.
OPERACIONAL -> Nesta classificação entram todas as atividades ligadas diretamente ao setor produtivo porque seu volume de movimentação varia de acordo com o desempenho da empresa, estes gastos são denominados custos diretos.
CENTRO DE CUSTOS
Cada agrupamento de gastos tem uma divisão das despesas por categoria, desta forma podemos obter resultados mais detalhados da análise financeira. Vamos fazer uma relação destes agrupamentos para servir de modelo ao nosso exemplo;
GESTÃO- Cada departamento tem um grupo de despesas indiretas que estão ligadas ao gerenciamento independentes do volume de produção.
FINANCEIRO– Este agrupamento recebe todas as despesas e encargos oriundos de transações financeiras de qualquer espécie, este custo tem sua movimentação variável em relação ao mercado.
INVESTIMENTOS- Neste agrupamento relacionamos todas as aquisições de bens ou serviços que interferem diretamente no crescimento do patrimônio da empresa.
COMUNICAÇÃO- Todos os gastos direcionados às atividades de divulgação de produtos ou serviços a título de propaganda e marketing.
MERCADORIAS- Este centro de custos é utilizado exclusivamente para lançamento dos gastos referentes à aquisição de produtos para revenda ou produção.
PESSOAL- Esta conta recebe todos os gastos com a folha de pagamento de salários, comissões, bonificações, etc.
VEÍCULOS- Despesas relacionadas exclusivamente aos gastos com a frota de veículos de qualquer atividade dentro da empresa.
IMPOSTOS- Nesta conta entram todos os impostos Federais, Estaduais e Municipais gerados na operação da empresa.
DESPESAS DO CENTRO DE CUSTOS
Cada centro de custos relacionado acima recebe as contas de despesas que formam a relação de gastos de cada grupo. Relacionamos aqui algumas despesas mais usadas.
CONSUMO DE ÁGUA- Nesta conta são lançadas apenas as contas de água consumidas da concessionária da prefeitura.
ALUGUEL DE IMÓVEIS- Referentes ao pagamento de alugueis de prédios para uso da empresa.
ALUGUEL DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS- Gastos com alugueis de máquinas ou equipamentos utilizados para as atividades da empresa; guinchos, betoneiras, ferramentas elétricas, etc.
SERVIÇOS DE TERCEIROS- Gastos com todas as pessoas físicas ou jurídicas que prestam serviços para a empresa; contador, sindicato patronal, assessorias, consultorias, etc.
ENERGIA ELÉTRICA- Gastos com força e luz para uso exclusivo da empresa.
MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS- Gastos com consertos de máquinas e equipamentos de uso da empresa; ventiladores, ar condicionado, computadores, impressoras, geladeiras, etc.
MANUTENÇÃO DO PRÉDIO- Despesas gastas com serviços de manutenção na estrutura do prédio; portas, janelas, cobertura, calhas, instalações elétricas e hidráulicas, pinturas, etc.
MATERIAL DE ESCRITÓRIO- Todas as despesas para compra de materiais de uso no setor administrativo; canetas, papel, calculadoras, pastas, etc.
MATERIAL DE COPA E LIMPEZA- Gastos com materiais de limpeza em geral e produtos para copa e cozinha.
TELEFONIA E INTERNET- Despesas com contas de telefone fixo, celulares, acesso à internet, etc.
SEGUROS- Gastos com apólices de seguro geral; prédio, pessoas, equipamentos, etc.
PLANOS DE SAÚDE- Despesas pagas pela empresa referentes aos planos de saúde.
DOAÇÕES- Gastos feitos no período a título de doação ou ações beneméritas.
SALÁRIOS- Valores pagos referentes aos salários dos funcionários.
RESCISÕES- Valor pago nas rescisões e ações trabalhistas.
COMISSÕES- Valor pago aos funcionários referentes à comissão sobre vendas.
BONIFICAÇÕES- Valor pago aos funcionários a título de bônus, não está incorporado no salário, acontece esporadicamente.
UNIFORMES E EPI- Gastos com a compra de uniformes e equipamentos de segurança para os funcionários.
TRANSPORTE / ALIMENTAÇÃO- Gastos gerados pelo deslocamento de funcionários ou diretores para alimentação, hospedagem, etc. Estas despesas se referem diretamente às visitas técnicas em feiras, eventos, fornecedores, exclusivamente a serviço da empresa.
FGTS- Valor pago ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço referente à folha de pagamento.
INSS / GPS- Valor do recolhimento referente às guias de INSS e GPS.
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL- Relativo aos pagamentos feitos pela empresa aos sindicatos da categoria.
FÉRIAS- Pagamento das férias dos funcionários.
SALÁRIO- Valores pagos referentes ao décimo terceiro salário sobre a folha de pagamento.
DESPESAS COM DESLOCAMENTO- Gastos gerados por funcionários da empresa durante as atividades de trabalho fora da empresa; pedágio, estacionamento, multas, hospedagem, etc.
DESPESAS COM COMBUSTÍVEIS- Abastecimentos dos veículos feitos pelo caixa da empresa.
MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS- Gastos com compra de peças ou serviços para manutenção ou conserto dos veículos da frota.
IPVA- Valor do IPVA dos veículos da empresa.
SEGUROS DE VEÍCULOS- Valor pago mensalmente referente ao seguro dos veículos.
SIMPLES NACIONAL- Valor pago referente à alíquota do Simples sobre as vendas das empresas enquadradas no Simples.
ICMS- Pagamento do valor de ICMS relativo às vendas.
IRPJ- Valor o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica.
ISS- Recolhimento do INSS devido pela empresa.
PIS- Valor recolhido referente ao PIS.
COFINS- Recolhimento referente ao COFINS.
DESPESAS BANCÁRIAS- Valor pago referente a taxas e serviços cobrados pelo banco para manutenção da conta corrente.
DESPESAS COM CARTÃO- Valor pago às operadoras referente à taxa de movimentação do cartão.
JUROS S/ EMPRÉSTIMOS- Juros e parcelas cobrados sobre empréstimos.
DESPESAS COM BRINDES- Despesas com brindes para distribuição a clientes, fornecedores e funcionários.
DESPESAS COM EVENTOS- Gastos com eventos de qualquer natureza realizados pela empresa.
PROPAGANDA- Gasto com propagandas veiculadas nas mídias.
PATROCÍNIO- Gastos com patrocínio de eventos externos, esportivos, artísticos, etc.
COMPRA DE BENS- Aquisição de móveis, máquinas, equipamentos, veículos e imóveis que imobilizam capital.
LEASING- Pagamento de parcelas de leasing de veículos, máquinas e equipamentos.
PRO LABORE– Retirada dos sócios a título de salários.
COMPRA DE MERCADORIAS- Exclusivamente para pagamento dos títulos ou valores de mercadorias compradas para revenda.
FRETE SOBRE COMPRAS- Valor do frete pago fora do lançado na Nota Fiscal.
DIFERENCIAL DE ALÍQUOTAS- Pagamentos de diferencial de alíquotas de compras feitas fora do Estado.
ESTRUTURA DAS CONTAS
Uma vez definidos os centros de custos e as despesas relativas, vamos montar a estrutura do centro de custos colocando cada despesa em seu setor;
GESTÃO
– CONSUMO DE ÁGUA
– ALUGUEL DE IMÓVEIS
– ALUGUEL DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
– SERVIÇOS DE TERCEIROS
– ENERGIA ELÉTRICA
– MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
– MANUTENÇÃO DO PRÉDIO
– MATERIAL DE ESCRITÓRIO
– MATERIAL DE COPA E LIMPEZA
– TELEFONIA E INTERNET
– SEGUROS
– PLANOS DE SAÚDE
– DOAÇÕES
– TRANSPORTE E ALIMENTAÇÃO
FINANCEIRO
– DESPESAS BANCÁRIAS
– DESPESAS COM CARTÃO
– JUROS S/ EMPRÉSTIMOS
INVESTIMENTOS
– COMPRA DE BENS
– LEASING
COMUNICAÇÃO
– DESPESAS COM BRINDES
– DESPESAS COM EVENTOS
– PROPAGANDA
– PATROCÍNIO
MERCADORIAS
– COMPRA DE MERCADORIAS
– FRETE SOBRE COMPRAS
– DIFERENCIAL DE ALÍQUOTAS
PESSOAL
– SALÁRIOS
– RESCISÕES
– COMISSÕES
– BONIFICAÇÕES
– UNIFORMES E EPI
– DESPESAS COM DESLOCAMENTO
– FÉRIAS
– 13 SALÁRIO
VEÍCULOS
– DESPESAS COM COMBUSTÍVEIS
– MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS
– IPVA
IMPOSTOS
– FGTS
– INSS / GPS
– CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
– SIMPLES NACIONAL
– ICMS
– IRPJ
– ISS
– PIS
– COFINS
Conforme nosso projeto de plano de contas existe algumas despesas que são comuns a vários setores e assumem características de custo direto e indireto ao mesmo tempo, desta forma devemos fazer um rateio entre eles proporcional à quantidade de despesa consumida. Esta proporção não tem uma regra fixa porque cada empresa tem uma característica diferente de cada setor então os critérios de rateio devem ser analisados caso a caso.