Organização de estoques para pequenos comerciantes

APRESENTAÇÃO

Uma das muitas preocupações do pequeno empresário é o seu estoque. Fazer inventários, contagens, arrumação, parar tudo pra contar, e ainda sempre tá faltando… Não tem jeito né?

Tem sim! Quando o estoque está organizado tudo funciona, você encontra o que quer, fica fácil fazer contagens, fica fácil vender, enfim quando tudo está no lugar certo, sua empresa anda nos trilhos e seu caixa também.

Na verdade, os problemas de estoque são os mesmos para todos os empresários, grandes ou pequenos. Muita tecnologia veio agregar benefícios ao controle de estoque, mas nada substitui o conceito de organização. A metodologia de se operar um estoque varia de pessoa para pessoa, cada um tem seu jeito de fazer as coisas, e nem sempre é o jeito que atente às suas necessidades.

Neste curso vamos ensinar você, pequeno empresário, a organizar o seu estoque, de forma simples e prática, aplicando conceitos usados em vários seguimentos de mercado. Vamos tratar todas as etapas que um produto passa, desde quando entra por uma compra, até quando sai por uma venda. Vamos então aprender como estruturar e organizar um estoque para pequenas empresas.

 

AULA 1 – ESTRUTURA FÍSICA I

O estoque é um local para guardar mercadorias, lá fica depositado boa parte do seu capital, por isso deve ser definido criteriosamente de acordo com o tipo de produto, e das características da operação da empresa. Mesmo assim alguns critérios servem para todos, escolha do local, sistema de iluminação, ventilação, características das paredes de fechamento e estrutura do piso. Estas são regras básicas que definem uma boa estrutura para implantação do estoque. Vamos agora detalhar cada uma delas.

Escolha do local: Escolher o local do estoque é uma tarefa que exige muita atenção. Os pequenos detalhes são relevantes para que o estoque seja funcional, e que não se transforme em um depositário de mercadorias. As pequenas empresas não dispõem de um local preparado exclusivamente para ser estoque, na maioria das vezes é necessário fazer várias adaptações, através de reformas e até ampliações nas dependências já existentes. Para escolher um bom local temos que analisar alguns quesitos básicos;

Acessibilidade: O estoque deve ficar em um local estratégico e de fácil acesso, tanto para a área de vendas como para a área de recebimento de mercadorias. Não é aconselhável ter um estoque em outro prédio, distante do ponto de vendas, porque será necessário deslocamento externo de pessoas e veículos, para fazer reposição na área de vendas. Este deslocamento constante põe em risco a segurança das pessoas e a integridade dos produtos. Também tem a questão da gestão. Um estoque longe exige uma estrutura operacional própria para controle da movimentação das mercadorias, fatores que podem encarecer o custo operacional como; funcionário fixo para o setor, sistemas de segurança, integração com sistema de informações, comunicação de rede, água, luz e por aí vai. Sem contar que é um novo endereço, uma nova empresa que gera custo sem ter faturamento. Então o ideal é ter o estoque dentro do mesmo prédio da loja. As facilidades são muitas de ter o estoque próximo; facilita o remanejamento de funcionários, é mais fácil resolver divergências do dia a dia, você consegue visualizar possibilidades de melhorias operacionais, além do que, está mais próximo do olho do dono, fator que tem muita relevância.

Dimensão: O tamanho do estoque tem que ser proporcional o tipo de produto que será armazenado, levando-se em consideração o volume, o tipo de embalagem e o peso; se é unidade, caixa fechada, pallets, tambores, madeira, plástico, vidro, ou outra forma qualquer. Estas informações ajudarão a fazer o planejamento das áreas de estocagem. Cada produto de acordo com as suas características físicas, deverá ter um espaço que seja suficiente para acondicionar as quantidades necessárias, mantendo a integridade das embalagens e também preservando a qualidade desses produtos.

 

AULA 2 – ESTRUTURA FÍSICA II

Importante reforçar, que no estoque trabalham pessoas o tempo todo operando equipamentos, e movimentando mercadorias de um lado para o outro. Todas essas operações dependem de dois fatores que devem ser tratados no projeto com muita atenção; a iluminação e a ventilação do estoque.

Também no estoque fazemos muitas coisas que dependem de uma boa estrutura física, usamos paredes e pisos para organizar o armazenamento das mercadorias, então é importante que paredes e os pisos estejam preparados para suportar a carga de trabalho que um estoque exige.

Vamos ver nesta aula alguns requisitos básicos para uma boa estrutura física do seu estoque.

 

Iluminação– O espaço de armazenamento de mercadorias tem que ter boa iluminação, seja ela natural ou não, porque é um local onde as pessoas estarão constantemente lendo etiquetas, rótulos, relatórios e quadros de aviso. O foco principal da iluminação é o produto, então os corredores deverão ter luzes posicionadas, de forma que possam iluminar todas as prateleiras uniformemente. Também os locais de trabalho devem ser bem servidos de iluminação, lá são feitas conferências e identificação de produtos, duas tarefas que se executadas erradas, provocam transtorno no controle das mercadorias. As áreas de circulação precisam ser bem iluminadas para facilitar o trânsito dos equipamentos, e também deixar visível objetos que possam obstruir a passagem, evitando assim imprevistos e acidentes.

Ventilação – O estoque de uma empresa é um local de permanência prolongada, lá pessoas trabalham várias horas do dia, junto com outras pessoas, e, com produtos que exalam odores característicos, que se inalados em excesso, podem provocar desconforto para quem está trabalhado. Então é imperativo que o ambiente do estoque tenha um excelente sistema de ventilação, seja natural ou forçada, para fazer a troca do ar constantemente durante o dia. O local pode ser servido de janelas, dutos de ventilação natural ou sistemas de exautores mecânicos. Lembramos que as normas técnicas exigidas para estocagem e manipulação devem ser respeitadas, para garantir a segurança de quem trabalha na empresa, bem como preservar o entorno do local do estoque. Então antes de fazer qualquer reforma, busque informações sobre as normas exigidas para armazenamento do seu produto.

 

Paredes- No momento de fazer a avaliação do local para implantar o estoque, um dos fatores relevantes que devemos ter atenção, é a condição estrutural das paredes, porque nelas vamos fixar prateleiras, dutos, instalações elétricas, aparelhos e tudo mais que for necessário para uso do estoque. Se as paredes não tiverem uma boa resistência, podem causar acidentes por fadiga na estrutura, então devemos avaliar as condições antes de sair furando e pregando. Análises simples podem evitar complexos problemas, existem alguns pontos que devem ser observados com atenção;

Tipo de alvenaria. As paredes podem ser feitas de tijolo de barro, tijolo cerâmico ou de concreto, cada um deles tem um tipo de resistência que requer maneiras diferentes de fixação através de parafusos, parabolts ou chumbadores;

Tipo de revestimento. Também da mesma forma, o revestimento da parede deve ser avaliado. O reboco pode ser feito com areia e cimento, gesso ou somente com areia e cal, a queda de revestimentos durante o trabalho, poderá danificar os produtos e causar transtornos com reformas, sem falar nos custos de manutenção e do tempo parado. A pintura das paredes deve ser feita com tinta que deixe um acabamento liso e com pouca rugosidade, para reduzir o acumulo de poeira e facilitar as operações de limpeza e conservação.

Piso – Tão importante quanto as paredes, é o piso do estoque, é ele quem vai suportar todo o volume de mercadorias, o tráfego de pessoas, equipamentos e veículos. A resistência do piso será dimensionada de acordo com o peso estimado do armazenamento e do tipo de movimentação de produtos. Se seu estoque for pequeno, e só transitarem pessoas dentro dele, não há necessidade de fazer um piso de alta resistência. Agora se for maior e transitarem dentro dele empilhadeiras, caminhões paleteiras e carrinhos, já podemos pensar em uma estrutura mais reforçada, que suporte pelo menos seis toneladas por metro quadrado.

Outro fator relevante a considerar é a textura do piso, ele deve ter uma superfície lisa e resistente, para facilitar a limpeza, e também suportar o atrito dos pneus de uma empilhadeira durante as manobras e do arrasto de objetos. Se o piso for muito rústico vai provocar desgastes excessivos nos pneus dos veículos, além de gerar grande quantidade de partículas em suspensão, que ficarão acumuladas nas prateleiras e embalagens dos produtos, sem contar no risco à saúde das pessoas que lá trabalham.

Estoque a céu aberto – Se o seu estoque tem áreas de armazenamento a céu aberto, as recomendações são as mesmas. Se o piso não for pavimentado ele deve ser bem compactado e coberto com pedriscos ou outro material similar. Agora se você for pavimentar as áreas de circulação, deverá usar os mesmos critérios para calcular a resistência do piso, sempre levando em conta o tráfego de veículos pesados, e a movimentação de empilhadeiras, que tem muito atrito entre as rodas e o piso. Faça um nivelamento e um sistema de drenagem bem eficiente, para que não formem poças nas áreas de estocagem e circulação de veículos e pessoas.

Estas são recomendações básicas, que deixarão seu estoque com alto índice de produtividade e baixo índice de perdas.

 

AULA 3 – CARACTERÍSTICAS DO ESTOQUE

Uma vez definido onde será o estoque, temos outra etapa a cumprir, precisaremos elaborar uma metodologia para organizar o espaço, porque o fato de ser pequeno não implica em desnecessidade, as técnicas de armazenamento se aplicam a todos, com mais ou menos intensidade, dependendo do tamanho da empresa. Vamos ver nesta aula um modelo de estrutura eficiente que torna o estoque produtivo e com o maior índice de assertividade possível. Vamos aprender aqui como fazer o endereçamento do estoque; definição das áreas de circulação, áreas de trabalho, áreas de armazenamento, logística de comunicação com a área de vendas, espaço para carga e descarga de mercadorias e local para o setor de gerenciamento.

Áreas de circulação– Dentro do estoque circulam pessoas e seus equipamentos de trabalho; empilhadeiras, paleteiras e carrinhos, então é evidente que devemos ter regras de trânsito dentro do estoque, é preciso definir e demarcar quais são a áreas de circulação por onde passam todos estes equipamentos.

As empilhadeiras são veículos auto motores que transportam grandes volumes e com muito peso, por isso devem ter prioridade no deslocamento dentro estoque. É preciso demarcar as ruas por onde elas passam, utilizando cores vivas e de fácil visualização. Nas regras definimos que as ruas devem estar sempre desobstruídas, e sinalizadas, porque são usadas para transportar as mercadorias, e também para evacuação em caso de emergência. Dependendo do tamanho do estoque, a largura destas ruas pode variar em função do volume de tráfego. Elas podem ter até duas mãos de direção, devidamente sinalizadas no solo. No caso de estoques pequenos, a largura deverá ser suficiente, para que uma empilhadeira possa transitar carregada, e fazer manobras de acoplamento nas prateleiras.

Já as paleteiras e os carrinhos, são tracionados por pessoas, mas os cuidados são os mesmos porque vão transitar também pelas vias de circulação, sendo assim devem obedecer às mesmas regras de tráfego e segurança, porque têm a mesma função de transportar mercadorias, além do que o operador fica exposto dentro da área de circulação.

Áreas de trabalho– As áreas de trabalho são definidas onde existe a necessidade de manipulação das mercadorias, antes ou depois de serem armazenadas. O seu tamanho tem que ser suficiente para que uma pessoa possa se movimentar, e manipular os produtos facilmente sem invadir a área de circulação. Caso a operação requerer maior espaço para acondicionar volumes ou veículos, a rua deverá ser interditada e devidamente sinalizada nas entradas, isso para evitar acidentes com equipamentos e com pessoas. Lembramos que a área de trabalho não deve ser usada para guardar produtos ou materiais de descarte, o seu uso é exclusivamente para operação com mercadorias, seja para armazenamento ou separação para venda.

Áreas de armazenamento– As áreas de armazenamento são usadas exclusivamente para acondicionamento das mercadorias da empresa, elas são criadas de acordo com as características de cada produto, seja por tamanho, peso ou fragilidade. A estrutura poderá ser feita com prateleiras, porta pallets, ou até mesmo no chão. Estas áreas tem que ter fácil acesso e boa visualização para quem anda pelo estoque, e principalmente estarem limpas da poeira, coisa comum nos espaços de armazenamento.

Áreas de estacionamento– Todo estoque tem equipamentos de transporte, e quando eles não estão em uso, precisam ficar em local próprio para não atrapalhar e nem colocar em risco a segurança das operações do estoque. O local destinado ao estacionamento, não deve ser utilizado para outros fins, porque se a empilhadeira, por exemplo, ficar parada na área de circulação, vai atrapalhar a operação do estoque, porque precisará a todo momento ser removida do local, para liberar passagem. Também em situações de manutenção, estes equipamentos tem que ficar fora da área de trabalho.

rea de carga e descarga- É importante o estoque ter um acesso independente da loja para receber mercadorias dos fornecedores, porque existem procedimentos operacionais, que dependem de espaço e de pessoas específicas para serem executados. Nesta área são feitas as conferências dos volumes, e a identificação dos produtos, lembrando sempre que a prioridade é liberar o veículo de entrega o mais rápido possível, para que outros fornecedores possam usar o acesso para descarregar mercadorias.

Comunicação com área de vendas – Além do acesso exclusivo para receber mercadorias, o estoque tem que ter também um acesso exclusivo para a loja, porque é onde se concentra o maior tráfego, causado pela reposição de produtos na área de exposição e vendas. Esta porta deve ser utilizada apenas para a comunicação entre o depósito e a loja, não é aconselhável a movimentação de clientes, em razão dos mesmos desconhecerem as regras de segurança do estoque, podendo provocar acidentes indesejáveis.

Local para Gerenciamento- Como em todo departamento, no estoque é necessário um local para centralizar as operações burocráticas; conferir notas, emitir etiquetas de produtos, manipular documentos, preparar e imprimir relatórios gerenciais. Não é necessária a permanência de um funcionário em tempo integral nesta área, salvo se o estoque for grande suficiente, que demande muito trabalho administrativo. Na verdade, a existência de um setor para gestão do estoque, já contribui para organizar o espaço, e garantir a integridade dos documentos que circulam por ali o tempo todo.

AULA 4 – ENDEREÇAMENTO

Dentro do estoque colocamos mercadorias de tipos, marcas e tamanhos diferentes, imagine se você não souber onde está um produto que vendeu, vai perder a venda. Por isso o estoque tem que ter uma estrutura de endereços, semelhante ao da sua casa, lá você tem cidade, bairro, rua, prédio, apartamento, no estoque nós temos; rua, setor, bloco, colunas, prateleiras e gavetas. Cada produto que entra na empresa, recebe um endereço, esta informação fica no cadastro do sistema, e serve como referência no momento da localização. Existem muitas formas de criar um sistema de endereçamento de estoque, como estamos tratando de pequenos espaços, vamos descrever aqui uma forma simples e eficiente para identificação da área do estoque.

Para criar um sistema de endereçamento é necessário apenas bom senso e lógica, lembrando sempre que a estrutura que for montada vai ser usada por muito tempo, e qualquer mudança no meio do caminho pode causar transtornos na operação, além de perder o histórico de movimento de mercadorias. Por isso, a necessidade de fazer um bom planejamento do sistema de endereçamento antes de implantar o estoque.

Usando o nosso layout modelo, vamos dar um exemplo de endereçamento simples, e de fácil implantação. Aqui podemos ver um tipo clássico de distribuição das prateleiras, e a sinalização de solo mostrando as áreas de circulação, trabalho e armazenamento.

Começamos identificando os setores do estoque. De um lado temos uma linha de porta pallets para armazenamento de mercadorias com volumes maiores. Ao fundo temos uma coluna de prateleiras que podem ser utilizadas para armazenar os insumos, peças de reposição e equipamentos de segurança de uso da empresa. Do outro lado, uma linha de prateleiras menores, para armazenamento de pequenos volumes, e ainda uma linha de gaveteiros para guardar produtos fracionados.

Na entrada do estoque temos os setores de recebimento, conferência e identificação de mercadorias, também temos o estacionamento dos equipamentos de uso interno do estoque, empilhadeira, paleteiras e carrinhos, também o setor administrativo e a área de comunicação entre o estoque e a loja.

Separando os setores nós temos a ruas, por onde circulam as máquinas e as pessoas, como são várias ruas precisaremos identificar uma a uma, usando o critério que melhor se adapte ao seu negócio, o nosso como é exemplo, vamos nomear as ruas com números, usando uma sequência simples. Começamos com a rua zero, porque esta é a rua principal e nela estão as portas de carga, de passagem para a loja e também ficam as áreas de trabalho mais importantes. Agora  começamos a numerar as outras ruas a partir das colunas de porta paletes, então temos a rua um, rua dois e rua três, do outro lado onde ficam as prateleiras menores, seguimos a sequência; rua quatro, rua cinco, rua seis e rua sete. Esta outra rua no cento do estoque vamos chamar de corredor, porque ela simplesmente serve de acesso às outras ruas.

A primeira parte do nosso endereço já está definida, agora vamos dar nomes aos blocos de prateleiras; começamos pelos porta paletes; Bloco A até bloco G, no fundo as prateleiras para insumos, fica como bloco H, continuando nas prateleiras menores temos bloco I até o bloco R. Assim já temos os nomes de todas as áreas de armazenamento. Cada um dos blocos tem subdivisões que também precisam ser identificadas, colunas, prateleiras e gavetas. Começamos pelas paleteiras. Com temos uma estrutura uniforme vamos usar a mesma metodologia para todas; cada bloco tem duas colunas, então a primeira será coluna A e a outra coluna B, podemos repetir esta nomenclatura também para os outros blocos, porque estão em ruas diferentes.

Agora, cada coluna tem quatro prateleiras suspensas e uma direta no piso, cada prateleira tem duas posições de armazenamento, para facilitar, vamos numerar pelas posições começando pelo topo com a posição 1 até o piso com a posição 10. Esta forma se repete para outra coluna e também para as demais dos outros blocos de paleteiras.

A título de exemplo, vamos ver qual o endereço deste espaço vazio nesta prateleira; começamos pela rua; rua zero, depois o bloco; bloco A, depois a coluna; coluna A e por fim a posição; posição cinco. Então o endereço desta posição será; Rua zero, bloco A, coluna A, posição zero cinco.

Outra maneira de endereçar bastante usada, é através de gavetas, nelas são armazenados produtos muito pequenos e que ocupam pouco espaço. Neste tipo são colocadas várias gavetas em uma prateleira. Então a diferença é que numeramos as prateleiras e depois, as gavetas identificamos com letras novamente. Como vemos no modelo um endereço em gaveta ficaria assim; Rua zero, Bloco R, Coluna A, Prateleira 1, gaveta A.

O endereçamento do estoque pode ser feito de muitas maneiras diferentes, o mais importante saber é que, o sistema tem que ser simples, e dinâmico, suficiente para atender às necessidades de cada tipo de empresa.

 

AULA 5 – CLASSIFICAÇÃO DO ESTOQUE

Cada seguimento tem sua estrutura específica de estoque, neste curso estamos focando o pequeno comerciante, que compra e revende mercadorias, e até às vezes industrializa alguns produtos. Para facilitar o entendimento, vamos abordar três tipos de armazenamento mais usados entre os pequenos empreendedores; o estoque de produtos, de insumos e de matéria prima. Certamente o da sua empresa se enquadra em um deles, então vamos detalhar três classificações de estoque para a pequena empresa.

Produtos – O estoque de produtos se refere às mercadorias destinadas especificamente para venda. Elas podem ser compradas prontas ou produzidas na própria empresa, neste caso denominamos: produto acabado. Este é o estoque principal da loja, porque faz parte do processo de comercialização adotado pelo negócio, exemplo: se é uma loja de calçados o produto principal será calçados e seus acessórios, se for uma loja de roupas, o produto principal será roupas e seus acessórios, e por aí vai.

Consumo – São produtos comprados para consumo da empresa, não são comercializados, e também não precisam fazer parte do seguimento do negócio, estes produtos são consumidos pelos setores para manutenção das suas operações. Eles também passam por todos os procedimentos de movimentação de mercadorias, desde a recepção até a destinação para uso nos departamentos. Podemos enquadrar nesta categoria, produtos de limpeza, equipamentos de segurança pessoal (EPI), combustíveis, lubrificantes, ferramentas, material elétrico, material hidráulico, uniformes, material de escritório, descartáveis, enfim, tudo que é utilizado na empresa tem que ser controlado e armazenado corretamente.

Matéria Prima- Este tipo de estoque é comum para pequenos comerciantes, que transformam produtos antes da venda, seja na troca de embalagens ou criação de kits, os itens considerados matéria prima, não são vendidos separadamente, ele servem apenas para compor um produto final, e seu estoque deve ser controlado separadamente porque também são comprados e vendidos. Vamos dar um exemplo; Criação de um kit de fixação para parede. Nele vamos colocar: Um saquinho plástico, uma broca de vídea, cinco buchas, cinco parafusos e uma etiqueta de fechamento. Cada um dos itens faz parte do estoque de matéria prima, e o kit montado faz parte dos produtos para venda. O controle de movimentação pode ser feito de várias formas; tem sistemas que fazem a movimentação no momento da venda e outros que fazem durante a montagem do kit, o importante, é que esta operação seja registrada para que na apuração do saldo e do valor do estoque, o resultado seja correto.

 

AULA 6 – MODELO DE ARMAZENAMENTO

O modelo de armazenamento é fundamental para definirmos o projeto de implantação do estoque. Através dele, vamos definir as estruturas de; logística, documentação, pessoal e procedimentos operacionais. Nesta aula vamos apresentar os modelos mais recomendados para pequenos empreendedores, que, de acordo com o tipo de comércio, tipo de produto ou limitação de espaço, acabam adotando estes modelos. Vamos então detalhar; o estoque no local da venda, estoque de reposição e o estoque de demanda.

Estoque no local da venda – Este tipo de armazenamento ocorre quando o prédio da empresa é pequeno, e não dispõe de área reservada ao estoque, as mercadorias ficam armazenadas no próprio local da venda. Nem por isso, deixaremos de fazer todos os processos de organização de um estoque. Esta situação exige um maior controle de reposição e organização, porque a área de vendas tem quer ser impecável, para que os clientes se sintam bem dentro da loja. O sistema de identificação deve ser reforçado, porque vai atender aos repositores e também aos clientes, ambos estarão manipulando os produtos ao mesmo tempo, no mesmo lugar. A área de vendas deverá ser endereçada da mesma forma, com ruas, blocos, colunas, prateleiras e gavetas. Esta identificação é para atender ao controle interno, facilitando a demanda de reposição. Também é necessário fazer a identificação para os clientes, menos técnica e mais visual, para facilitar a localização dos produtos. O controle de reposição pode ser feito de duas maneiras; pelo sistema através do estoque mínimo, ou visualmente pelos próprios vendedores. O ideal é que os dois métodos sejam usados simultaneamente, para consistir os dados em tempo real, diminuindo a margem de erro.

Estoque de reposição – Este tipo de armazenamento é o mais comum para pequenos comerciantes, nele são guardados todos os produtos, ficando apenas na área de vendas a quantidade suficiente para atender a demanda por um período.

Estoque de demanda – Este estoque atende à demanda do balcão em tempo real, exemplo; em uma a loja que vende peças para automóveis, não é possível deixar todas as peças em exposição na área de vendas, porque a variedade de tipos e modelos é muito grande. Neste caso criamos o estoque de demanda, as peças ficam armazenadas em uma área específica para atender as vendas diretas do balcão, o processo é simples; o cliente pede a peça, o vendedor identifica pelo código, e sistema informa o endereço no estoque onde ela está, então ou o vendedor vai busca-la ou o funcionário do estoque trás até o balcão. Estes processos precisam ser bem planejados para que o tempo entre o pedido, a separação e a entrega no balcão, seja igual ao tempo gasto pelo cliente, para pegar o produto na prateleira e levar até o caixa.

 

AULA 7 – FORMAS DE ARMAZENAMENTO

Para qualquer um dos modelos de estoque apresentados, podemos definir várias formas de acondicionamento das mercadorias, a escolha de qual delas, vai depender das características do ramo de atividade da empresa. Como estamos tratando de pequenos comércios, vamos detalhar as três mais importantes e mais utilizadas; o estoque por característica, por comparação e por demanda.

Características – O armazenamento pela característica do produto, separa as mercadorias agrupadas de várias formas possíveis; por tipo de produto, por fabricante, por modelo, por marca ou outra forma. Este sistema tem a vantagem de agrupar os itens com as mesmas características, facilitando a escolha de um similar no momento de separar o produto para o balcão ou para reposição na área de vendas, também para fazer uma contagem tem suas vantagens, porém se o tipo de venda da empresa for aquela que envolve vários produtos diferentes ao mesmo tempo, este sistema deixa a separação mais lenta, porque os itens diferentes estão também em lugares diferentes, longe uns dos outros fazendo o separador andar muito dentro do estoque. Então esta forma de armazenamento é recomendada para produtos que são vendidos em quantidades únicas para o mesmo cliente.

Comparação – Outra forma de organizar o estoque é por comparação. Nesta maneira agrupamos as mercadorias por critérios diferentes, como exemplo:

Por tamanho da embalagem; alguns produtos tem volume muito grande, impossibilitando armazena-los junto aos outros em prateleiras, então reservamos uma área específica no estoque, para guardar estas mercadorias. Criamos um endereço para o local, da mesma forma como fazemos com os outros produtos.

Outro critério para agrupamento de mercadorias pode ser por restrição. Produtos químicos, inflamáveis, tóxicos ou frágeis, estas mercadorias devem ficar isoladas das outras, a área deverá ser devidamente sinalizada, de acordo com as normas técnicas para cada tipo de produto, os procedimentos para localização são os mesmos, o que muda é apenas o isolamento da área.

Demanda – Outra maneira de organizar o estoque é pela curva de demanda dos produtos. Esta forma é a mais importante de todas, porque facilita a separação das mercadorias para o setor de vendas ou expedição. A demanda dos produtos pode ser calculada através da curva ABC de volume de vendas, que classifica os produtos em ordem de demanda, ou seja, o produto que vende mais vem em primeiro lugar. Os locais de armazenamento serão determinados obedecendo esta classificação, os produtos que vendem mais ficarão mais próximos da área de vendas e os que vendem menos ficarão mais longe. É óbvio que este sistema não leva em conta as características dos produtos, então só é possível utilizar esta forma se a empresa tiver um sistema de gerenciamento ERP, que controla a movimentação das mercadorias através das vendas e das compras. Este formato dificulta a busca visual de produtos porque a separação ou o armazenamento serão indicados exclusivamente pelo endereço que é fornecido pelo sistema de gestão. Quando trabalhamos com um tipo de produto que tem muitos itens diferentes ou que tem um volume de venda muito grande, este formato agiliza o processo de reposição ou mesmo separação para vendas no balcão.

Vamos mostrar agora como seria uma separação de mercadorias nas duas formas de armazenamento.

Primeiro o sistema tradicional onde os produtos são armazenados por fabricante, modelo, marca, tamanho ou restrição. Na forma tradicional, se a área do estoque for muito grande, o separador, no momento que sai para coletar um pedido, fará uma verdadeira maratona dentro do estoque para juntar todos os produtos. Pelo tamanho do exemplo, podemos ver que o separador está andando em toda a extensão do estoque, no final do dia sobram exaustão e acúmulos de erro causados pela fadiga.

Já no estoque por demanda, as mercadorias de maior venda estão agrupadas em uma área menor, isto facilita a separação porque o funcionário se desloca menos, reduzindo o tempo de separação com menos desgaste físico. Este tipo de armazenamento tem maior eficiência quando usamos o sistema de separação para vendas no balcão, porque diminui o tempo gasto para que o produto chegue na mão do cliente. Este processo cria um vetor de operação concentrando a maior parte das atividades em um único local, salvo se for necessário pegar algum produto de pouca saída, mas como são de pequena demanda, os deslocamentos fora da área da curva A também serão menores.

 

AULA 8 – DEPARTAMENTOS DO ESTOQUE

Independentemente do tamanho do estoque da sua empresa, dentro dele existem vários departamentos que atuam de forma integrada, cada um tem sua própria rotina de procedimentos, que movimenta a engrenagem da circulação das mercadorias. É evidente que se a demanda for pequena, o estoque será pequeno e consequentemente a estrutura dentro dele também, mas isso não exclui o entendimento de que os departamentos existem, e estão trabalhando, muito embora não podemos identifica-los. Agora nesta aula vamos detalhar um por um os departamentos do estoque.

Recepção e conferência – Este setor é responsável pelos recebimentos das mercadorias enviadas pelos fornecedores, aqui são feitas as conferências preliminares para identificação do lote. O funcionário vai conferir os dados da nota fiscal, verificar se os volumes apontados na nota conferem com a carga, também se as mercadorias correspondem o as descrições da nota e se as embalagens não foram violadas e nem danificadas. Após o processo de conferência o veículo da entrega é liberado e as mercadorias seguem para outro setor.

 

Identificação – No setor de identificação as mercadorias são retiradas das caixas e conferidas novamente com os itens constantes na nota comparando com o pedido de compras feito pela empresa como; nome do produto, código do fabricante, cor, volume e quantidades. Após este processo as mercadorias serão identificadas no sistema, se for um novo produto, ele será cadastrado dentro das características do seu grupo, e se o produto já tiver cadastro basta conferir os dados de cada item com os do sistema.

No momento que o produto é identificado, ele recebe uma identidade própria, como um RG dentro da empresa, todos os itens que chegam têm que ser etiquetados com esta identidade. As etiquetas devem ter todas as informações necessárias para uma busca visual; Código interno, código do fabricante, código de similaridade, descrição do produto e o tão importante quanto, endereço de armazenamento.

Armazenamento – Este departamento é responsável pela entrada das mercadorias no estoque, sejam elas vindas de novas compras ou até por devoluções de venda. Os produtos já devidamente identificados, são armazenados nos seus respectivos endereços onde ficarão até que sejam requisitados para uma venda. Também fica a cargo deste setor a organização e a otimização de espaço para estocagem dos produtos.

Separação – Neste setor são separados os pedidos para entrega ou para reposição nas áreas de vendas, os processos de separação podem variar de empresa para empresa, de acordo com o tamanho e da demanda de movimentação de mercadorias. O uso de tecnologias de identificação deve ser implantado proporcionalmente à necessidade da demanda, para não criar gargalos na separação de produtos.

Expedição – Na expedição os produtos que foram separados são conferidos com os pedidos, para eliminar possíveis falhas na separação. Também são vistoriadas as embalagens e a integridade dos produtos, após este processo as mercadorias são embaladas de acordo com critérios definidos para cada empresa, e então liberadas para despacho.

Entregas – Empresas que fazem entregas, tem por obrigação constituir um setor único, para atender a logística externa de distribuição, seja com veículos próprios ou com frota terceirizada. Este setor tem que ter conhecimento de toda a área de distribuição, e capacidade para gerenciar a movimentação das entregas para otimizar o uso dos veículos.

 

AULA 9 – CURVA ABC

A curva ABC é uma classificação de produtos para elaborar estratégias operacionais nos setores de vendas, de compras e também no estoque. Vamos ensinar agora como calcular a curva ABC por demanda, ou seja, pelas quantidades vendidas. Usamos esta classificação para fazer a organização do estoque por demanda, onde os produtos que tem maior saída, ficam armazenados antes dos produtos com menor saída.

Para fazer o cálculo da curva ABC, será necessário um relatório de quantidades vendidas, num período de doze meses. Usamos um período longo para obter uma média móvel, e deixar o resultado mais preciso.

Aqui no exemplo, temos uma lista de dez produtos com suas respectivas quantidades vendidas. Considerando que estamos no mês de julho, o primeiro mês que aparece no relatório, será o mês de agosto do ano anterior, ou seja, dozes meses antes.

Nesta coluna temos a média de venda de cada produto nos últimos 12 meses, para calcular a média, somamos todas as quantidades vendidas de agosto do ano passado, até julho deste ano, e dividimos pelo número de meses da amostra, fazendo isto para todos os itens do relatório, teremos as médias de quantidades vendidas, de todos os produtos.

Lembramos que esta média é uma média móvel, porque ela está fixa num período de doze meses. Quando passarmos para o mês de agosto neste ano, o mês agosto do ano passado vai sair da amostra, mantendo o sempre o intervalo de doze meses.

Agora vamos organizar nosso relatório por ordem decrescente da média, ficando a maior média no topo, e a menor no fim do relatório. Esta organização é necessária para que o cálculo fique correto.

Outra etapa do cálculo é achar o fator de participação de cada produto no total da média.

No primeiro item fazemos o valor da média, 295, dividido pelo total das médias, 1.093, o resultado será 0,27.

No segundo item a fórmula é diferente;

Pegamos o valor da média 269, dividimos pelo total das médias, 1.093 e somamos com o valor apurado no item anterior, 0,27, aí teremos o fator de 0,52.

Daqui para frente rebatemos a fórmula até o último registro do arquivo.

Os valores vão crescendo proporcionalmente à participação de cada item até o final do arquivo. Estes valores serão usados para definir a classificação da curva ABC.

Neste exemplo vamos fazer uma classificação com 4 níveis; A, B, C e D. Cada letra representa um intervalo de fatores de participação;

Então definimos que os valores menores ou iguais a 0,76 serão atribuídos à curva A

Os valores maiores que 0,76 e menores ou iguais a 0,89 serão da curva B

Os valores maiores que 0,89 e menores ou iguais a 0,98 serão curva C

E os valores acima de 0,98 serão atribuídos à curva D

Na coluna “P” da planilha mostramos a classificação de todos os produtos listados.

Se você usa um sistema de gestão, basta pedir para quem fez o programa gerar este relatório para você.

Se você não tiver um sistema, pode criar uma planilha em excel, cadastrar os dados de vendas da sua empresa, e usando as fórmulas que mostramos nesta aula, também vai obter o mesmo resultado.

AULA 10 – PROJEÇÃO DE COMPRAS

Tão importante quanto organizar o estoque é comprar certo, empresas saudáveis são aquelas que respeitam as regras para uma boa compra, nem mais, nem menos, somente o necessário.

Vamos falar então de projeção de compras. Uma metodologia que permite equacionar as compras em função da demanda, como sempre, não existe uma fórmula mágica, existe sim uma maneira de trabalhar com os números.

Cada empresa tem suas particularidades, mas a lógica da compra é matematicamente calculada.

Comprar pela emoção ou pelo “achismo” é catástrofe na certa, agora comprar com critério e metodologia é sinônimo de sucesso e crescimento.

Vamos ver um exemplo da projeção de compras.

Temos aqui um gráfico mostrando a variação das vendas de um produto num período de 12 meses, nesse exemplo, estamos considerando um produto de alto giro que tem uma variação regular na demanda. Em 12 meses foram vendidas 3.900 unidades do produto, isto dá uma média de 325 unidades vendidas por mês. Este é o primeiro parâmetro que usaremos no cálculo da projeção de compras.

Além da média de vendas temos que considerar outros 4 parâmetros;

  • Saldo de estoque. É a posição do estoque do produto no momento da apuração dos dados. No exemplo temos apenas 3 unidades em estoque.
  • Tempo de Reposição. É o tempo gasto entre fazer o pedido, efetivar a compra e receber o produto. Este tempo é calculado em razão da metodologia usada para a gestão de compras, no nosso exemplo este tempo é 15 dias, portanto, meio mês.
  • Período de compra. É para quanto tempo de demanda estou comprando. Este valor é definido pelo setor de compras com critérios específicos para cada empresa. No nosso exemplo definimos que vamos abastecer o estoque para atender um período de vendas de 2 meses.
  • Compras Pendentes. Pedidos de compras efetivados e que ainda não foram recebidos. Nós temos no exemplo 100 unidades já compradas aguardando recebimento.

Estes são os parâmetros que usaremos na projeção de compras.

Vamos fazer então o cálculo da projeção de compras com base nos parâmetros apurados, usando a seguinte fórmula;

Período de compras + tempo de reposição x média de vendas – estoque atual – compras pendentes. Temos então como resultado uma projeção de compras de 710 unidades.

Para saber se temos que comprar agora ou mais tarde vamos usar mais duas fórmulas para completar a análise da projeção de compras.

  • TEMPO DE DURAÇÃO DO ESTOQUE. Com os dados que temos em mãos poderemos saber quanto tempo vai durar o estoque. Para isto basta usar a fórmula do cálculo do tempo de duração do estoque.

Estoque atual + compras pendentes, tudo dividido pela média de vendas, o resultado será 0,32 meses, mais ou menos 5 dias. Com base nesta informação, a decisão é para comprar agora.

Para calcularmos a compra futura temos outra fórmula.

  • Vamos considerar que nosso estoque é de 800 unidades, se colocarmos esta informação na fórmula da projeção, vai mudar o resultado final.

Antes pedia para comprar 710 unidades, agora pede para comprar Zero.

O tempo de duração do estoque passa de 0,32 meses para 2,77 meses.

Para então calcularmos a data da próxima compra usamos os dados já apurados

Data de hoje = 23/07/2017 + Tempo de duração do estoque = 2,77 meses, então a próxima compra será no Dia 14/10/2017

Assim concluímos que temos estoque suficiente para segurar as compras até o mês de outubro, aliviando assim o fluxo de caixa da empresa.

Se você usar esta teoria em conjunto com o conhecimento do produto e do mercado, certamente vai mudar a situação financeira da sua empresa.

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